Cómo Topcon escaló la localización sin un gran equipo de localización

Topcon escaló la traducción de IA en ingeniería, publicaciones técnicas, marketing y eLearning al combinar agentes de revisión de Smartcat IA con un corrector humano y procesar todo a través de modelos. El resultado: una revisión de 5000 segmentos y 31 idiomas que antes tardaba dos semanas ahora se termina de la noche a la mañana, y la interfaz de usuario traducida se lanza en un par de días en lugar de dos veces al año.

En una reciente sesión de seminario web de Smartcat, Brittany Clark, Directora Sénior de Marketing de Producto en Smartcat, se reunió con Michelle Quirke, Gerente de Participación en Programas en Topcon, para analizar en detalle cómo Topcon llegó hasta allí: el flujo de trabajo, las métricas que generaron confianza y las lecciones que desearía haber sabido hace diez años.

• Velocidad sin renunciar a la calidad: los agentes de revisar de Smartcat IA revisan cada archivo en aproximadamente una hora, por lo que un trabajo de 31 archivos activado al final del día está listo para la revisión final humana a la mañana siguiente.

• Los datos, y no la intuición, eliminaron la necesidad de revisar internamente: Topcon dejó de exigir la revisión obligatoria en el País para el aprendizaje electrónico una vez que el informe demostró que los revisores aplicaban cambios a mucho menos del 5 % del contenido.

• Cada cambio de la IA está explicado: El agente de revisión deja un comentario en cada segmento que edita, lo que brinda a los propietarios del proyecto una visibilidad que nunca tuvieron con los flujos de trabajo exclusivamente humanos.

• Las plantillas son la palanca de escalamiento: Las asignaciones y los modelos de proyecto convierten la localización en unos pocos clics para los equipos que no están en Smartcat todos los días.

• La próxima frontera es la gobernanza del contenido: Topcon quiere que la IA ayude a encontrar contenido duplicado, contradictorio y desactualizado antes de que se traduzca.

Topcon es un fabricante global de tecnología de precisión, que incluye maquinaria ampliamente utilizada en la agricultura. Su viaje de traducción comenzó en América Latina, donde muchos operadores de maquinaria no hablan inglés, y Topcon no tenía manuales en portugués ni en español.

Un gerente de Soporte en la región comenzó a usar Smartcat para traducir guias breves de referencia rápida para clientes y distribuidores. A Michelle se le pidió que evaluara si la plataforma era adecuada para su propósito. —Le eché un vistazo y luego simplemente me quedé enganchada —dijo ella.

Los primeros días fueron dolorosos. Los dos primeros manuales que Topcon tradujo eran archivos de Word que muchas personas habían editado a lo largo de los años. Después de la traducción, Michelle pasó entre 30 y 40 horas reensamblándolos, encontrando imágenes ocultas y texto suelto cada vez que realineaba una página.

Hoy, ella brinda Soporte a los equipos de ingeniería, publicaciones técnicas, marketing y eLearning — sin un gran equipo de localización dedicado.

El modelo de Topcon se basa en dos principios: la propiedad y la participación basada en el riesgo.

• Las unidades de negocio son dueñas de su propia traducción. Cada equipo asume la responsabilidad de su flujo de trabajo, de modo que la carga de trabajo no vuelva a canalizarse hacia una sola persona.

• El contenido de alto riesgo recibe una supervisión directa. Las cadenas de la interfaz de usuario de ingeniería pueden alcanzar las 20 000 palabras y entre 5000 y 6000 segmentos. «Si nos equivocamos, nos equivocamos a lo grande», dijo Michelle. Así que ella revisa los proyectos de UI por adelantado y bloquea los segmentos que no deben cambiar.

Esa estructura, combinada con la IA, cambió la cadencia de lanzamiento. Donde antes la ingeniería lanzaba dos grandes actualizaciones de traducción al año, algunos equipos ahora ejecutan proyectos en vivo que publican pequeñas actualizaciones semanal o mensualmente. Incluso la traducción de la interfaz de usuario se completa en un par de días.

Para el eLearning, el ahorro de tiempo es concreto: Michelle calculó aproximadamente 2,5 horas ahorradas por curso, por idioma. Un curso de agricultura localizado a nueve idiomas permite Guardar alrededor de 22 horas de trabajo práctico.

Un agente de revisión por IA es un compañero de trabajo de IA que revisa el contenido traducido en contexto —comprobando la terminología, el significado y la coherencia— y edita segmentos donde sea necesario, antes de que un corrector humano realice la pasada final.

El flujo de trabajo principal de Topcon para el aprendizaje virtual es el siguiente:

1. traducción de IA produce el primer borrador.

2. Un agente de revisión contextual de IA lo revisa y lo corrige.

3. Un corrector del Mercado de Smartcat completa la revisión final humana.

La regla para toda la Compañía de Topcon es simple: los agentes de IA son bienvenidos en el flujo de trabajo, siempre y cuando un humano los siga en todo momento.

El marketing es el próximo. Su flujo de trabajo actual utiliza dos etapas de Mercado más revisar internamente. El flujo de trabajo planificado adiciona un agente de revisión contextual de IA y un agente de SEO, seguido de un corrector de Mercado. Revisar internamente se convierte en un complemento opcional a adicionar para nuevos productos, no en una etapa por defecto.

Michelle realizó una prueba comparativa directa. Mientras investigaba por qué las traducciones de la interfaz de usuario de larga data habían sufrido cambios inesperados, propuso una verificación de coherencia en la interfaz de usuario de un producto que llevaba años activo — en 31 idiomas.

Ella ejecutó los agentes de Smartcat IA para revisar la interfaz de usuario. Para comparar, también creó agentes independientes con Microsoft Copilot, limitados a revisar únicamente el contenido que ella proporcionó.

Los otros agentes no pudieron manejar el volumen y su rendimiento se desvió: «estuvieron bien por un momento y luego simplemente se dispersaron». El revisar de la IA señala las áreas de preocupación, y los humanos toman la decisión final sobre qué cambios se aprueban.

Durante años, Topcon añadió una etapa final de revisar interna. La revisión en el País es un paso en el que un empleado hablante nativo que conoce el producto revisa la traducción antes de su lanzamiento. Es una práctica recomendada consolidada, y la investigación en campos regulados como la evaluación de resultados clínicos todavía la recomienda. Sin embargo, en Topcon, esos revisores lo hacían además de sus trabajos a tiempo completo.

Michelle utilizó los informes de Smartcat para revisar cada proyecto de eLearning y medir cuántos cambios realizaron realmente los revisores internos. El blanco era cualquier cosa por debajo del 5 %, y la mayoría de los proyectos se situaban muy por debajo de eso.

Mientras tanto, la etapa era un cuello de botella. Algunos proyectos permanecieron en revisión interna durante un año entero, y hacerles seguimiento le tomó más tiempo a Michelle que cualquier otra parte del proceso.

Así que Topcon removió el revisar interno de eLearning, hace aproximadamente entre 18 meses y dos años. La prueba estaba en los cursos mismos: se requiere que los empleados, el personal de Soporte y los concesionarios los completen por completo, de modo que ven la calidad traducida de primera mano. Una vez que otros equipos vieron los datos y los resultados, publicaciones técnicas siguió su ejemplo, manteniendo la práctica de revisar internamente solo algunos manuales de nuevos productos.

Michelle proporcionó un antes y un después preciso para un trabajo de aproximadamente 5000 segmentos en 31 idiomas. Ella activa los 31 archivos a la vez, termina por hoy y los tiene listos para la revisión final humana la próxima mañana.

Esa velocidad cría opciones. Cuando un equipo de producto dice que un idioma no se lanzará a menos que las traducciones lleguen antes de una fecha límite, Topcon ahora puede entregar de inmediato una primera pasada exclusivamente con IA —para que el equipo pueda verificar la interfaz de usuario en pantalla— mientras un corrector humano termina la versión final en dos días.

El agente para revisar de Smartcat deja un comentario en cada segmento en el que realiza cambios, explicando el motivo. Los traductores humanos normalmente hacen un comentario solo cuando necesitan una aclaración.

Esos comentarios son ahora la mejor herramienta de Topcon para incorporar a otros equipos: muéstrales las ediciones y el razonamiento. Un traductor del Mercado desde hace mucho tiempo incluso valida los comentarios del agente, a veces dejando una sola palabra: «genial». Como dijo Michelle, es una sola palabra, pero lo dice todo.

Estandarizar el flujo de trabajo y esconder la complejidad detrás de los modelos. Un modelo de flujo de trabajo es un conjunto guardado de etapas, personas asignadas y recursos lingüísticos que cada nuevo proyecto hereda automáticamente, de modo que los usuarios eligen un modelo en lugar de configurar un proyecto desde cero.

Cuando Michelle capacitó por primera vez a los equipos internos, no había modelos. Cada usuario tuvo que aprender a construir un proyecto y qué activos lingüísticos adjuntar. Ahora, las asignaciones y los modelos de proyecto, además de los conectores de Adobe Experience Manager (AEM) y Adobe Workfront, hacen ese trabajo automáticamente.

Para los usuarios ocasionales, eso significa un par de clics y el trabajo está hecho. Para Michelle, significa que ya no realiza el seguimiento de cada proyecto a diario. Las notificaciones le avisan cuando algo necesita atención; de lo contrario, «funciona por sí solo».

Una traducción más rápida deja al descubierto un problema mayor: saber qué contenido está actualizado. El contenido de Topcon proviene de Soporte, gerencia de producto, expertos en la materia y redactores técnicos. Con el tiempo, eso produce manuales y guias rápidas casi duplicados que dicen cosas ligeramente diferentes.

La regulación está aumentando las apuestas. Un nuevo requisito de la UE significa que las declaraciones de conformidad deben estar disponibles sin necesidad de iniciar sesión, y Países como Francia exigen que todo el contenido del producto esté en el idioma local antes de que un producto pueda venderse.

Topcon está respondiendo mediante la adopción del inglés técnico simplificado para manuales más cortos y reutilizables, la creación de contenido como autor en AEM y la protección de una única Fuente de la verdad para que los cambios realizados una sola vez se actualicen en todas partes. Michelle también está explorando el próximo Content Update Coworker de Smartcat, que revisa el contenido existente y recomienda qué criar o actualizar, para que un experto interno lo apruebe.

Su petición para Smartcat: extenderse más en el flujo de trabajo a ambos lados — antes de la traducción y después. La razón por la que importa es el cliente.

Eso se alinea con lo que vemos en todo el mercado: el 96% de las empresas están ampliando su contenido multilingüe, según el informe Global Growth Report 2026 de Smartcat.