Este artículo es un resumen de un estudio de caso publicado originalmente en la página web del Migration Policy Institute. La autora del estudio de caso es Peggy Liao, especialista en políticas y programas de acceso lingüístico del Ayuntamiento de Seattle.
Cuando hablamos de acceso lingüístico, a menudo pensamos en ofrecer servicios de interpretación para ayudar a las personas con dominio limitado del inglés (LEP) a comunicarse con el personal de la administración pública y a participar en la vida cívica. Pero la traducción es igual de importante, si no más.
El Ayuntamiento de Seattle lo comprobó de primera mano cuando renovó su programa de acceso lingüístico durante la pandemia de COVID-19. El Ayuntamiento había recurrido durante mucho tiempo a un enfoque descentralizado de la traducción, pero decidió centralizarlo para garantizar un acceso real a los residentes inmigrantes y refugiados.
En este estudio de caso, analizaremos cómo la ciudad de Seattle centralizó sus servicios de traducción, qué beneficios ha obtenido hasta ahora y qué medidas pueden adoptar otras ciudades para mejorar sus propios programas de acceso lingüístico.
El problema: un enfoque descentralizado de la traducción
Antes de centralizar sus servicios de traducción, el Ayuntamiento de Seattle contaba con un sistema descentralizado en el que cada departamento se encargaba de subcontratar los servicios lingüísticos según sus necesidades. Este enfoque fragmentado resultaba ineficaz y, a menudo, daba lugar a una duplicación de esfuerzos y a una falta de uniformidad en la calidad.
Debido a la falta de una base de datos central en la que se almacenaran todas las traducciones, podía ocurrir que distintos departamentos acabaran traduciendo el mismo documento varias veces. Además del aumento de los costes, esto también podía suponer que un mismo término se tradujera de forma diferente según el departamento, lo que podía confundir y frustrar a los residentes con dominio limitado del inglés (LEP).
Dado que la ciudad se enfrentó a una demanda sin precedentes de servicios de traducción durante la pandemia, se llegó a la conclusión de que se necesitaba un enfoque más ágil y centralizado.
La solución: un centro centralizado de servicios lingüísticos
Lo primero que hizo el Ayuntamiento de Seattle fue centralizar la traducción de documentos. Para ello, creó un equipo formado por más de 50 traductores profesionales de la comunidad local con el fin de traducir los materiales a los 20 idiomas más hablados en Seattle. El Equipo de Acceso Lingüístico de la Oficina de Asuntos de Inmigrantes y Refugiados (OIRA) se convirtió en el centro neurálgico de los servicios de traducción.
En segundo lugar, el Ayuntamiento decidió utilizar una herramienta de traducción asistida por ordenador (CAT) para respaldar sus esfuerzos de centralización. Tras analizar varias opciones, el Ayuntamiento eligió Smartcat, una plataforma CAT basada en la nube. Su naturaleza en línea facilitó el acceso al personal distribuido del Ayuntamiento, y sus numerosas funciones —como la memoria de traducción, los glosarios y las herramientas de control de calidad— ayudaron a optimizar los flujos de trabajo y a acelerar el proceso sin perder calidad. La plataforma también permite realizar el pago a todos los proveedores de una sola vez, lo que agiliza el proceso de contratación pública.
Si antes podía ocurrir que diferentes departamentos acabaran traduciendo el mismo documento varias veces, ahora habría un repositorio central para todas las traducciones, de modo que cualquier departamento pudiera acceder a ellas y reutilizarlas según fuera necesario.
«Cuando los departamentos envían un proyecto similar a uno que ya han realizado en el pasado, el sistema recuerda a los traductores el contenido traducido anteriormente», afirma Peggy Liao, especialista en políticas y programas de acceso lingüístico de la ciudad. «Tanto la memoria de traducción como las bases terminológicas garantizan que la comunicación escrita en el idioma sea coherente y profesional».
El proceso: desde la solicitud hasta la traducción y el pago
««Solo la función de gestión de proveedores de Smartcat nos ha ahorrado unas 1 000 horas al año en tareas administrativas y de gestión de proyectos (lo que equivale a medio puesto a tiempo completo) al automatizar el papeleo y los pagos a los más de 50 lingüistas con los que colaboramos habitualmente en nuestra comunidad local», añade Peggy. «La tecnología de traducción automática de Smartcat, Smartwords, nos permite reutilizar fácilmente contenidos traducidos anteriormente y ha reducido nuestros gastos de traducción en un 17 %. Para un ayuntamiento, estas cifras suponen una gran diferencia en la asignación de recursos para atender mejor a nuestras comunidades».
Con el nuevo sistema en marcha, el Equipo de Acceso Lingüístico ahora puede gestionar las solicitudes de servicios de traducción de forma mucho más eficiente.
Así es como funciona:
Cualquier empleado municipal puede enviar un documento al portal de Smartcat. Puede ver el coste al instante y, más adelante, hacer un seguimiento del progreso.
El equipo de Acceso Lingüístico ve aparecer el proyecto en su espacio de trabajo de Smartcat y lo asigna a los traductores de la comunidad.
Los traductores de la comunidad inician sesión en Smartcat y ven una interfaz tabular en la que el texto original se divide en frases, representadas como filas. Ven el texto original a la izquierda e introducen la traducción a la derecha.
Si hay varios traductores trabajando en el mismo documento, pueden ver el progreso de los demás en tiempo real y dejar comentarios. Lo mismo ocurre con los revisores o editores que tengan que comprobar la traducción.
Durante el proceso, los traductores tienen acceso a memorias de traducción, es decir, a la base de datos de contenidos traducidos anteriormente. Tampoco tienen que buscar en ella manualmente: cada vez que Smartcat «detecta» una traducción que ya han realizado, esta aparece como sugerencia.
Los traductores también pueden acceder a bases terminológicas, también conocidas como «glosarios», donde pueden consultar palabras o frases específicas cuyas traducciones han sido aprobadas como estándar.
Una vez finalizada la traducción, el equipo de Language Access puede verla de inmediato sin necesidad de subir archivos ni recibirlos por correo electrónico.
Dos veces al mes, el equipo elabora una factura en la plataforma que incluye todas las traducciones completadas durante el mes. Una vez pagada la factura, Smartcat distribuye los fondos a los traductores según corresponda.
Las ventajas: una ciudad más accesible
Hasta la fecha, el Ayuntamiento de Seattle ha obtenido una serie de beneficios al centralizar sus servicios de traducción de diversas formas, tales como:
Acceso equitativo. Al consolidar todos los servicios lingüísticos en un único lugar, la ciudad ha podido ofrecer un acceso equitativo a los residentes inmigrantes y refugiados. Ahora, las actividades de divulgación y las comunicaciones pueden llevarse a cabo de forma más coordinada, ya que todos los departamentos trabajan a partir de la misma base de traducciones.
Comunicación coherente. El uso por parte de la ciudad de memorias de traducción y bases terminológicas ha contribuido a garantizar una comunicación coherente y profesional en el idioma correspondiente en todos los departamentos. Las memorias de traducción y los glosarios ayudan a garantizar que un mismo término se traduzca siempre de la misma manera, por lo que no hay confusión ni frustración para los residentes con dominio limitado del inglés (LEP).
Flujos de trabajo eficientes. El uso de la tecnología ha ayudado a optimizar los flujos de trabajo y a acelerar el proceso de traducción sin perder calidad. Dado que todos los departamentos tienen ahora acceso al mismo conjunto de traducciones, no es necesario duplicar esfuerzos ni preocuparse por la falta de coherencia.
Mano de obra local. Al colaborar con traductores de la comunidad, el Ayuntamiento ha podido apoyar a la mano de obra local. De este modo, los residentes inmigrantes y refugiados no solo tienen un mejor acceso a los servicios municipales, sino también la oportunidad de trabajar para el Ayuntamiento y contribuir a su comunidad.
Conclusiones: qué pueden aprender otras ciudades de Seattle
La experiencia de la ciudad de Seattle no es, en absoluto, un caso único. De hecho, muchas otras ciudades y municipios se enfrentan a los mismos retos en lo que respecta al acceso lingüístico. Esto cobra especial relevancia en la actual situación geopolítica, en la que cientos de miles de refugiados e inmigrantes están llegando a ciudades de todo el mundo.
La experiencia de la ciudad de Seattle puede ayudar a otros municipios a mejorar sus propios programas de acceso lingüístico siguiendo estos cinco pasos clave:
Un único responsable. Al nombrar a un empleado a tiempo completo encargado de la política de acceso lingüístico, la ciudad puede garantizar que el programa reciba la atención que merece.
Estandarización. Mediante la creación de bases terminológicas y el uso de memorias de traducción, la ciudad puede garantizar que sus traducciones sean coherentes y de alta calidad.
Comunidades locales. Al asociarse con proveedores locales de servicios lingüísticos profesionales o traductores comunitarios, el Ayuntamiento puede apoyar a la mano de obra local.
Tecnología. Mediante un uso juicioso de la tecnología, el Ayuntamiento puede optimizar los flujos de trabajo y agilizar el proceso de traducción sin perder calidad.
Intercambio de buenas prácticas. Al unirse a una red regional de acceso lingüístico, el Ayuntamiento puede compartir buenas prácticas con otros municipios y aprender de sus experiencias.
Gracias a las soluciones de localización que ofrece Smartcat, las ciudades pueden adoptar un enfoque más integral y coordinado en materia de acceso lingüístico. Al centralizar sus servicios de traducción, pueden garantizar un acceso equitativo para todos los residentes, flujos de trabajo eficientes y una comunicación coherente en todos los departamentos.
