Pagos en el sector de la traducción: cómo automatizar la facturación

Cómo las empresas de traducción pueden reducir a la mitad el coste total del proceso de pago, lo que se traduce en un crecimiento del EBITDA de hasta el 50 %.

Los factores clave que impulsan el crecimiento de una empresa de traducción son sus esfuerzos de ventas y marketing y la escalabilidad de su producción, donde la automatización de los pagos desempeña un papel importante. Aunque la eficiencia del proceso de pago suele descuidarse en las primeras etapas, se convierte rápidamente en algo esencial cuando el negocio empieza a crecer. Se puede iniciar un negocio de prestación de servicios lingüísticos (LSP) con solo unos pocos proveedores. Pero a medida que crece, se empieza a trabajar con docenas y luego cientos de autónomos, cada uno de los cuales realiza varios trabajos al mes. Por lo tanto, será necesario calcular los devengos de varios cientos de trabajos cada mes y luego pagar utilizando los métodos preferidos por los proveedores. Para entonces, probablemente se contratará a varios empleados para que se encarguen de todo el proceso de facturación y pago. A medida que aumenta el volumen de trabajo rutinario, la facturación y los pagos se convierten en un cuello de botella en su flujo de trabajo. Aunque pueda obtener buenos resultados en ventas, marketing y traducción, es posible que avance poco debido a la ineficiencia de la facturación y los pagos. Por lo tanto, es esencial que los automatice si desea avanzar a un nivel en el que pueda gestionar cómodamente cientos o miles de proveedores y clientes en todo el mundo.

Otra barrera importante para el crecimiento es recibir pagos de clientes en el extranjero. En países con mercados financieros menos desarrollados, este proceso puede ser muy complicado para ambas partes. Los clientes tienen dificultades para realizar transferencias bancarias a estos lugares y pueden optar por proveedores con sede en EE. UU. o la UE simplemente porque es más fácil pagarles. Además, los costes de la conversión obligatoria de divisas y las comisiones por abonar el dinero en su cuenta local pueden ser bastante elevados.

Tras hablar con miles de nuestros usuarios en todo el mundo, hemos encontrado una forma de evitar los típicos escollos y aumentar la competitividad y el crecimiento rápido mediante la automatización de la gestión de la cadena de suministro y, en concreto, de las operaciones de pago.

Las mejores prácticas que se describen a continuación resumen seis rutinas clave que los proveedores de servicios lingüísticos pueden automatizar para aumentar la eficiencia y mejorar sus resultados hasta en un 50 %.

No es necesario contratar a cada traductor autónomo o proveedor de servicios lingüísticos por separado. Solo tiene que firmar un contrato de servicios de traducción con Smartcat y pagar una factura que incluye los pagos a todos los proveedores que haya contratado durante ese periodo. Puede configurar sus condiciones de pago, por lo que no tendrá que cambiar sus procedimientos de pago actuales.

Smartcat automatiza tus pagos y trámites con cada uno de los autónomos o proveedores de servicios lingüísticos (LSP).

Imagina no tener que gestionar todos estos acuerdos y no tener que lidiar con cientos de transacciones mensuales. Este cambio por sí solo tendrá un gran impacto en tu eficiencia, especialmente si ya tienes docenas (y sumando) de proveedores activos.

Si tienes la suerte de residir en un país económicamente desarrollado y realizas pagos únicamente dentro de sus fronteras, los costes de transacción pueden ser relativamente bajos. Pero si tu proceso de pago abarca más de un par de países con condiciones favorables, inevitablemente gastarás entre un 5 % y un 10 % solo en comisiones por transferencias de dinero. Y es posible que no veas claramente en qué gastas lo que gastas, ya que analizar estas transacciones lleva aún más tiempo. Esto no incluye el tiempo que dedicas a conciliar los métodos de pago, negociar acuerdos, considerar las consecuencias fiscales y acordar cómo repartir las comisiones con los beneficiarios. Por lo general, se tiende a olvidar, ignorar o simplemente tener dificultades para calcular estos añadidos a los costes de transacción. Se estiman los costes de pago como meros costes directos de transacción y luego se pregunta dónde ha ido a parar el margen.

Con Smartcat, solo tienes que realizar una transferencia bancaria o un pago con tarjeta online utilizando tus propias condiciones de pago, y ya está todo listo. El resto se automatiza y se gestiona internamente en Smartcat.

Los distintos países tratan de forma diferente las cuestiones fiscales relacionadas con los pagos de las empresas a los particulares. Lo mismo ocurre con los pagos transfronterizos. Todas estas diferencias fiscales en el trato a los autónomos son vestigios de hace décadas, cuando los negocios no eran tan globales como ahora y las empresas no solían trabajar con autónomos remotos tanto como lo hacen hoy en día. En el sector de la traducción, si se quiere crecer, hay que trabajar con pares de idiomas distintos al propio, por lo que es necesario colaborar con autónomos de múltiples países. De media, solo el 10 % de las personas que participan en las operaciones de una empresa de traducción son empleados internos, el resto son autónomos de todo el mundo. Pero las diferencias siguen existiendo y no quieres que tu equipo de contabilidad pierda tiempo estudiando los riesgos fiscales y de cumplimiento normativo. Para operar de forma eficiente y a gran escala en estas circunstancias, debes contar con un proceso transparente y unificado para los pagos masivos a todos los proveedores de todo el mundo.

No es necesario que pienses en los impuestos que tienes que pagar ni en los formularios que tienes que recopilar en función de la residencia fiscal de tu beneficiario.

Y no es necesario que cambie sus marcos legales y financieros para adaptarse a los constantes cambios en las leyes fiscales, especialmente si trabaja con docenas de países. Mantener un acuerdo con Smartcat es fácil y transparente. Y siempre tendrá la seguridad de que cumple plenamente con los requisitos fiscales.

Incorporar nuevos proveedores nunca ha sido una tarea fácil. Suelen hacer muchas preguntas antes de aceptar tus términos y condiciones y estar listos para comenzar su primer trabajo real. Tus gestores de proveedores deben revisar las tarifas, los planes de descuento y las condiciones y métodos de pago de los proveedores, lo que les supone más papeleo. A veces, esto hace que no se incorpore a un proveedor que ha superado las pruebas y que realmente querías en tu equipo. Estos problemas suelen repetirse incluso si la primera fase ha sido satisfactoria: los proveedores cambian constantemente su información financiera y comercial, y cada nuevo proveedor que se incorpora supone un esfuerzo adicional.

Como alternativa, puede delegar esta tarea a Smartcat y olvidarse de ella.

Los proveedores también están más satisfechos. Tienen todos sus datos disponibles y gestionables en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pueden ver los términos y condiciones, y disponen de una variedad de métodos de pago entre los que elegir para cada país. Según nuestra experiencia con los proveedores de servicios lingüísticos de diferentes países, hasta la mitad del tiempo que dedican a la gestión de proveedores se destina a la incorporación de proveedores y a la posterior conciliación continua de los términos y condiciones. La otra mitad suele dedicarse a la búsqueda y las pruebas. Por lo tanto, al eliminar esta tarea de su carga de trabajo, su equipo de gestión de proveedores será dos veces más eficiente.

La facturación lleva mucho tiempo si los gestores de proyectos tienen que mantener todas las estadísticas del proyecto y calcular manualmente el importe adeudado a cada proveedor. Normalmente lo hacen en una hoja de cálculo o en un TMS (sistema de gestión de traducciones) y no pueden realizar un seguimiento automático de los trabajos que realizan los proveedores. Por lo tanto, tienen que hacerlo cada vez que hay un cambio, y en un proyecto de traducción, los cambios son constantes. El número de palabras a pagar puede cambiar tras la finalización debido a las coincidencias de la memoria de traducción. Es posible que algunos proveedores no puedan terminar su trabajo antes de la fecha límite, por lo que los gestores de proyectos tienen que añadir más proveedores y volver a calcular el recuento inicial de palabras. Y así sucesivamente. Esta es la rutina diaria de muchos proveedores de servicios lingüísticos.

Ahora imagine que la mayoría de estos cálculos se realizan automáticamente mientras se completa el trabajo. Usted tiene total transparencia y certeza sobre cuánto debe a cualquier proveedor en un momento dado.

Siempre tendrás todo lo que necesitas para planificar tu flujo de caja. Además, los proveedores pueden realizar un seguimiento online de cuánto dinero han ganado en un periodo determinado. Esto suele liberar hasta un 10 % de la carga de trabajo de tus equipos de gestión de proyectos y contabilidad. ¡Y esto supone una gran diferencia cuando lo recalculas en términos de ganancias!

No siempre resulta igual de conveniente pagar a un proveedor de servicios en el extranjero que dentro de tu propio país. Esta es una de las razones por las que, a menudo, los compradores prefieren tratar con un proveedor de servicios lingüísticos local. Hay países en los que este problema es especialmente complicado, y pagar o cobrar puede resultar difícil para el cliente y caro para ti. La conversión a la moneda local, las exorbitantes comisiones bancarias por el simple hecho de ingresar dinero en su cuenta y aún más papeleo: todo esto no le ayuda a gestionar su negocio de forma eficiente y a crecer rápidamente. La solución más obvia es registrar y gestionar su propia entidad jurídica en otro país, por ejemplo, en Estados Unidos, lo que facilitará las transacciones financieras tanto para usted como para su cliente. No es mala idea, pero requiere una inversión inicial, tanto de dinero como de tiempo, y esto puede resultar más caro que el coste de las transacciones en sí. También requiere gastos de mantenimiento, y no querrá que su costoso contable público certificado en EE. UU. cometa algún error con sus múltiples autónomos de diferentes países. No todos ellos tienen la especialización necesaria para tratar con proveedores de diferentes países. Y no querrá un abogado aún más caro si algo sale mal con los impuestos.

La forma más sencilla, fiable y asequible de hacerlo sería contar con Smartcat como socio para facturar a tus clientes en tu nombre, donde y cuando lo necesites.

La elegancia de esta configuración radica en que, además de eliminar las molestias de recibir pagos de clientes en el extranjero, te permite utilizar el mismo dinero para pagar a tus autónomos en cualquier lugar, lo que elimina una transacción adicional. De esta forma, puedes duplicar tu eficiencia en comparación con la mera automatización de la facturación y los pagos.

Según algunos de nuestros usuarios, la automatización de las seis rutinas mencionadas anteriormente les permitió reducir a la mitad sus costes totales de pago, lo que se tradujo en un crecimiento del EBITDA de hasta el 50 %.

La ganancia en eficiencia le da una ventaja sobre la competencia en la región, acelerando su crecimiento global.