Gestión de proyectos de traducción que ahorra tiempo y dinero (o cómo ser una rana)

Gestión de proyectos. No es precisamente el concepto más atractivo. Archivadores voluminosos, el repiqueteo de las máquinas de escribir y el humo de los cigarrillos en oficinas revestidas de madera... ¿Alguien ha visto Mad Men?

De acuerdo, las cosas ya no son así en el mundo empresarial. Hoy en día todo gira en torno a los teléfonos inteligentes, los correos electrónicos y la nube (y ahora podemos añadir el teletrabajo a la mezcla). Pero, ¿ha cambiado la forma en que gestiona los proyectos, junto con el equipamiento y la decoración de su espacio de trabajo? En lo que respecta a la traducción, quizá le sorprenda descubrir que su enfoque de gestión de proyectos podría necesitar una actualización. Y lo que es más importante, podría estar costándole tiempo y dinero.

Así pues, siguiendo la lógica de la historia, a menos que acabes de empezar a expandir tu negocio a nivel internacional y te hayas propuesto establecer un proceso de localización sólido utilizando la última tecnología de gestión de traducciones (es decir, a menos que sea una rana que acaba de caer en una olla de agua hirviendo y salta inmediatamente), probablemente siga traduciendo su contenido a la antigua usanza (es decir, es una rana en una olla, lleva allí un tiempo y todo va bien).

Traducir a la antigua usanza significa que los proyectos pueden tardar desde unos días hasta varias semanas y, a menudo, implican un aluvión de correos electrónicos con resúmenes, preguntas, archivos, contratos, pagos, etc.

La verdad es que no hay nada malo en este enfoque (es decir, ser una rana en una olla). Puede funcionar si tienes una pequeña empresa y te tomas con bastante calma el tiempo que necesitas para realizar las traducciones (es decir, eres una rana en una olla y el agua está agradable y fresca).

Pero, ¿quién está relajado en los negocios? Es más probable que te venga bien acelerar las cosas en este mundo en el que hay que publicar contenido inmediatamente (es decir, el agua de la olla ya no está tan fresca y agradable). De hecho, es probable que el crecimiento de tu negocio dependa de ello. El agua se está calentando, quizá incluso empezando a hervir. Tú sigues en la olla.

Perdón por dramatizar con la analogía, pero ya entiendes lo que quiero decir. En pocas palabras, la necesidad de rapidez se ha convertido en el modo predeterminado en los negocios y el antiguo enfoque de gestión de proyectos de traducción ya no es eficiente en términos de tiempo y costes.

Por lo tanto, es hora de eliminar las tareas innecesarias, utilizar el tiempo de forma más eficiente y automatizar las tareas repetitivas. Pero, ¿cómo? Analicemos el ciclo de un proyecto de traducción para ver cómo se puede hacer.

Prepararlo todo antes de empezar la traducción puede suponer mucho trabajo. Hay que ver qué hay que traducir y calcular los costes, los recursos y los plazos del proyecto. Esto puede implicar descargar archivos, calcular el número de palabras, cargar archivos de trabajo, configurar memorias de traducción y glosarios, y establecer plazos para cada tarea.

Problema: Dedicas demasiado tiempo a configurar los proyectos de traducción.

Solución: 🐸Busca una plataforma de traducción todo en uno que centralice todo el proceso y te permita automatizar la configuración de los proyectos🐸

Es hora de buscar lingüistas para el proyecto. A menos que tengas tu propio equipo de traductores, tendrás que buscar contratistas independientes para que trabajen en tus traducciones. Esto implica investigar y evaluar su disponibilidad, experiencia, conocimientos y tarifas, entre otros factores. (Muchos gestores de proyectos de traducción afirman que esta es la parte más difícil. Es posible que tenga en mente al candidato perfecto, pero una vez que se ponga en contacto con él, descubra que no está disponible cuando lo necesita o que sus tarifas han aumentado considerablemente desde la última vez que trabajó con él).

Una vez que haya encontrado a los lingüistas adecuados, tendrá que informarles, enviarles los archivos, asignarles las tareas y responder a cualquier pregunta que tengan. Esto implica más idas y venidas, lo que no solo le quita tiempo, sino que también retrasa el proceso de traducción.

Problema: Dedicas demasiado tiempo a buscar y contratar traductores.

Solución: 🐸Encuentra un mercado de proveedores de traducción que sea fácil de usar: encuentra rápidamente las tarifas, la disponibilidad y el historial de plazos de entrega de los proveedores para contratar con confianza🐸

Además, utilizar una plataforma de traducción que cuente con un mercado y una herramienta CAT le permitirá ahorrar mucho tiempo: podrá fuente y realizar las traducciones en el mismo lugar. También fomenta las colaboraciones a largo plazo con profesionales del mercado y refuerza la calidad constante de las traducciones. De hecho, incluso si cuenta con traductores internos, vale la pena que todos estén en la misma plataforma y trabajen juntos de forma sincronizada.

Una vez que todos estén trabajando en sus tareas, es probable que desee comprobar de vez en cuando cómo avanza el trabajo. Si los traductores utilizan herramientas de traducción diferentes, no habrá una forma rápida y sencilla de comprobar el progreso, a menos que se ponga en contacto directamente con ellos. Más correos electrónicos de ida y vuelta. Y más interrupciones en el trabajo de los traductores.

Problema: o bien dedica demasiado tiempo a comprobar el trabajo de los traductores, o bien va a ciegas y espera que todo vaya según lo previsto.

Solución: 🐸Utilice una transparente que te permita ver el trabajo en curso (y detectar cualquier problema desde el principio)🐸

Una vez completadas las traducciones, hay que recopilarlas todas, comprobar que todos los archivos se han vuelto a ensamblar correctamente y publicar el contenido (por ejemplo, subirlo a un CMS, como WordPress).

Una vez en su sitio, el contenido debe revisarse de nuevo para asegurarse de que está como debe estar y tiene sentido dentro del contexto. Todos estos pasos llevan tiempo y pueden dar lugar a errores humanos, especialmente si la persona que sube el contenido no habla el idioma traducido.

Problema: Recopilar y publicar traducciones lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores.

Solución: 🐸Utiliza una plataforma de traducción que automatiza la entrega de contenido a tu CMS🐸

Al elegir una plataforma de traducción con integraciones CMS, el contenido se puede importar y exportar automáticamente, lo que le ahorra horas de trabajo y evita errores.

Los pagos no forman parte técnicamente del proyecto, pero alguien tiene que asegurarse de que los proveedores cobren lo que les corresponde y a tiempo. Esto implica calcular todas las cuentas por pagar, establecer métodos de pago para los proveedores, comprobar la normativa fiscal de cada país y asegurarse de que todos cobren las cantidades correctas.

Problema: Dedicas demasiado tiempo a la facturación y los pagos.

Solución: 🐸Configura un sistema automatizado sistema de pago que te permita pagar a todos los proveedores de una sola vez🐸

Un sistema de pago completo integrado en tu plataforma de traducción calculará automáticamente los pagos de cada proveedor y te permitirá pagar a todos con una sola factura. El sistema de facturación y pago también debe incluir la información fiscal de todos los países para ahorrarle la molestia de tener que averiguarlo todo internamente.

Entonces, ¿sigues haciendo las cosas como la rana en la olla? ¿Eres consciente de cuánto tiempo dedicas a todas estas pequeñas tareas adicionales en cada paso del proceso de localización? Todo suma, y mucho de ello se podría evitar.

El equipo de Smartcat ha estado pensando detenidamente en la mejor manera de ayudar a las empresas a hacer más eficientes sus procesos de traducción, es decir, cómo hacerlos más rápidos y económicos sin sacrificar la calidad de la traducción. El resultado es Smartcat Autopilot.

Smartcat Autopilot se encarga de automatizar las partes clave del proceso de traducción:

• Encontrar traductores que cumplan con los requisitos de su proyecto (presupuesto, disponibilidad, especialización, etc.).

• Dividir el trabajo para repartir la carga entre los traductores

• Asignar tareas de traducción a los proveedores seleccionados

• Garantizar que el trabajo se desarrolla según lo previsto en cada fase

• Configurar pagos automáticos a todos los proveedores

Al automatizar todas estas tareas aparentemente sencillas pero que requieren mucho tiempo, ahorrará tiempo, mantendrá los costes bajos y garantizará que los estándares de traducción sigan siendo altos.

¿Está listo para salir del agua hirviendo y hacer que la gestión de proyectos de traducción sea más eficiente en su empresa?

🐸Muéstrame cómo puedo ahorrar tiempo y dinero con Smartcat🐸