Cómo localizar Google Sheets y optimizar las traducciones

Al pensar en la localización de Google Sheets, su empresa puede encontrarse con dos posibles situaciones. Quizás esté utilizando hojas de cálculo de Google en su negocio y solo necesite traducir el contenido. O tal vez esté utilizando Google Sheets para gestionar traducciones. Esta es una práctica habitual. Al principio parece muy natural: se configura una columna como «inglés» y la siguiente como «español» y, antes de darse cuenta, ya tiene un documento de referencia completo para que lo utilicen sus traductores, gestores de proyectos e ingenieros.

Hay muchas razones por las que la gente decide trabajar con hojas de cálculo: son fáciles de crear, se pueden formatear de mil maneras y tienen fórmulas muy útiles. Pero a medida que aumenten sus esfuerzos de traducción, pronto se dará cuenta de que el uso de hojas de cálculo como herramienta principal de localización tiene sus inconvenientes.

En este artículo, exploraremos algunos de los problemas que plantea el uso de hojas de cálculo para gestionar traducciones y cómo Smartcat Google Sheets translator puede ayudarte a superarlos.

Antes de empezar, aquí tienes una breve definición de TMS:

💡 Los sistemas de gestión de traducciones (TMS) están diseñados para dar soporte y gestionar tareas de traducción y localización a gran escala. Proporcionan una visión general clara del trabajo de traducción que hay que realizar y permiten asignar tareas a lingüistas, ya sea traducción, edición, revisión u otro servicio relacionado. Puede integrar un TMS con sus herramientas de software existentes, lo que le permite enviar fácilmente contenido al sistema y recibir las traducciones en su herramienta sin tener que hacerlo manualmente, por ejemplo, copiando y pegando. Los TMS también tienen muchas funciones útiles, como traducción automática, glosarios y memorias de traducción. A continuación, descubra cómo obtener traducciones directamente en sus hojas de cálculo de Google.

Más información sobre los sistemas de gestión de traducciones (TMS).

Las hojas de cálculo son ideales para proyectos pequeños con un número limitado de partes interesadas, pero se vuelven difíciles de gestionar a medida que los proyectos crecen en alcance y complejidad. A continuación, se enumeran cinco errores comunes con los que te puedes encontrar.

1. Es fácil cometer errores (y difícil detectarlos)

Por su propio diseño, las hojas de cálculo están pensadas para datos numéricos. Esto puede hacer que resulten incómodas de manejar cuando se trabaja con texto. Las celdas y las fuentes pueden ser demasiado pequeñas, es fácil borrar o insertar caracteres accidentalmente y no hay ningún corrector ortográfico visual que ayude a detectar los errores.

2. Perderás mucho tiempo en tareas repetitivas

Imagina tener que traducir una docena de frases que solo difieren en una o dos palabras. En una hoja de cálculo, tienes que actualizar cada frase manualmente. Esto no solo lleva mucho tiempo y es propenso a errores, sino que también hace que sea fácil pasar por alto pequeños cambios que provocan inconsistencias en tus traducciones. Y con cada idioma que añades a Google Sheets, el problema se multiplica.

3. Es difícil obtener una visión general clara

Cuando se trabaja con mucho texto, las hojas de cálculo pueden resultar abrumadoras rápidamente. ¿Cuántas frases quedan por traducir? ¿Cuántas palabras? ¿Cuánto tiempo llevará terminar el proyecto? Puede resultar difícil obtener una visión clara cuando se mira una larga lista de cadenas en una hoja de cálculo.

4. Que varias personas actualicen una misma hoja puede ser arriesgado

No es raro que varias personas trabajen en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Sin embargo, esto puede dar lugar a todo tipo de problemas, desde sobrescribir el trabajo de los demás hasta perder la pista de quién hizo qué y cuándo. Lo peor de todo es que cualquier persona con derechos de edición puede borrar o modificar accidentalmente datos críticos.

5. Los errores de importación/exportación son muy comunes

Las hojas de cálculo no siempre son fáciles de importar y exportar desde tu repositorio, o cualquier otro medio que utilices para almacenar y renderizar tus cadenas. Esto puede provocar errores, como la pérdida de datos o un formato incorrecto.

Algunas personas y empresas no utilizan Google Sheets en absoluto y solo utilizan Excel. Aunque el carácter offline de Excel puede ayudar con algunos de los problemas mencionados anteriormente, también plantea sus propios retos:

• El hecho de que diferentes personas trabajen con las tablas puede dar lugar a inconsistencias. Si trabajas con varias personas en el mismo proyecto, corres el riesgo de encontrarte con diversas complicaciones, desde problemas de formato de celdas hasta estructuras de tablas inconsistentes.

• No puedes actualizar las cadenas sobre la marcha. Con Excel, envías tus cadenas para su traducción una sola vez. Esto significa que, si necesita realizar cambios a posteriori, tendrá que volver a realizar todo el proceso otra vez.

• Es aún más difícil realizar un seguimiento del progreso. Como todo se hace fuera de la nube, la única forma de saber qué está pasando es estar constantemente en contacto con todos los que trabajan en el proyecto. Esto puede convertirse rápidamente en una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo.

Dado que las hojas de cálculo son tan problemáticas, ¿por qué no prescindir de ellas por completo? Después de todo, existen herramientas especiales, como plataformas de traducción o sistemas de gestión de traducción (TMS) diseñadas específicamente para proyectos de localización de todo tipo y tamaño.

Esta puede ser la solución perfecta para muchas empresas y particulares. Sin embargo, la realidad es que, si hay muchas partes interesadas involucradas en sus proyectos de localización, desde ingenieros y gestores de productos hasta traductores y proveedores, el único sistema con el que todos están familiarizados en cierta medida son las hojas de cálculo.

Por suerte, hay una solución que te permite disfrutar de lo mejor de ambos mundos: el complemento de traducción para Google Sheets de Smartcat, una integración que conecta tu TMS con Google Sheets. De esta manera, todos pueden seguir trabajando con las herramientas con las que se sienten más cómodos, mientras disfrutan de todas las ventajas de un TMS centralizado y basado en la nube.

¿Cómo te ayudará la integración de Google Sheets?

La integración de Google Sheets con una plataforma de gestión de traducciones puede ayudarle a resolver muchos de los problemas que hemos mencionado anteriormente. Esto es lo que obtendrá:

• Los traductores pueden trabajar en un editor diseñado específicamente para la traducción. Esto significa que pueden aprovechar funciones como diccionarios,glosarios y controles de calidad, todos ellos diseñados para ayudarles a trabajar más rápido y obtener mejores resultados.

• Las cadenas repetidas se actualizan automáticamente. Con un TMS, puede configurar memorias de traducción que insertarán automáticamente las traducciones de las cadenas que ya se han traducido, lo que le ahorrará tiempo, esfuerzo y dinero.

• Puede realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Con una plataforma de gestión de traducción, puede ver cuántas frases, es decir, cadenas, se han traducido, cuántas están aún pendientes y cuánto va a costar el proyecto.

• Los derechos de acceso de cada persona están claramente definidos. En un TMS, puede controlar quién tiene acceso a qué partes del proyecto, qué se le permite hacer y cuándo se le permite hacerlo. Por ejemplo, un editor solo podrá revisar y aprobar las traducciones una vez que hayan sido completadas por un traductor, y un traductor no puede interferir en el trabajo de otro traductor.

• Los cambios se actualizan en tiempo real. Siempre que configure una integración integración, todas las traducciones se enviarán automáticamente a su sistema de gestión de contenidos (CMS) o repositorio, lo que elimina la necesidad de operaciones de importación/exportación que llevan tiempo y pueden dar lugar a errores.

La integración de Smartcat con Google Sheet está diseñada para ayudarle a optimizar su flujo de trabajo de localización y ahorrar tiempo y dinero en sus proyectos de localización.

El proceso para configurarlo es sencillo:

1. Instala el complemento Smartcat para Google Sheets.

2. Abra una hoja de cálculo con el texto original, o una en blanco con los encabezados de columna como se muestra a continuación:

1. Haga clic en el botón del complemento Smartcat, inicie sesión con su cuenta de Smartcat e indique al complemento qué columna contiene el texto original y qué columna debe utilizarse para las traducciones:

1. Una opción es traducir automáticamente tu texto utilizando la traducción automática con IA de Smartcat:

1. Envía los textos a Smartcat para que los editores humanos completen la traducción:

Eso es todo: ahora puede disfrutar de todas las funciones y ventajas de Smartcat, sin dejar de trabajar en la interfaz familiar de Google Sheet si alguno de sus colaboradores prefiere la hoja de cálculo tradicional.

Las hojas de cálculo tienen su utilidad, pero se convierten rápidamente en un lastre cuando se trata de proyectos de traducción o localización de cierta envergadura y complejidad. Por suerte, existen herramientas que pueden ayudarle a superar sus deficiencias y obtener lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad de una hoja de cálculo y la potencia de un sistema de gestión de traducciones.

Si está buscando una integración con Google Sheets que le ayude a optimizar su flujo de trabajo de localización, le invitamos a probar el complemento de Google Sheets de Smartcat: es gratuito y puede empezar a utilizarlo con solo unos clics.