Herramientas de gestión de proyectos LSP para reducir sus costes y aumentar el valor

La competencia en el mercado de los proveedores de servicios lingüísticos (LSP) es feroz. Hay miles de proveedores de servicios lingüísticos consolidados en todo el mundo, sin contar a los autónomos. Los LSP no solo se enfrentan a varios competidores, sino que el ritmo de trabajo se ha acelerado. La localización continua se está convirtiendo en la norma, lo que significa que los proveedores de servicios lingüísticos se enfrentan a una intensa presión para mantenerse al día con el flujo constante de contenidos y también para diferenciarse, sin perder de vista los ingresos. Algunos se posicionan como consultores de marketing global y prometen una localización que refleje conocimientos locales especializados, especialmente en áreas en las que el comercio electrónico transfronterizo es un negocio en auge.

Pero un proveedor de servicios lingüísticos también puede hacer mucho en la parte administrativa para diferenciar sus servicios y su equipo.

La simple automatización del flujo de trabajo puede reducir considerablemente el desperdicio y el tiempo de entrega, una consideración fundamental para muchos clientes. Esto no significa una experiencia anónima y gestionada por robots, sino que el toque humano solo se utiliza cuando aporta valor añadido. En Smartcat, lo llamamos «gestión de proyectos en piloto automático».

Una tecnología de traducción para proveedores de servicios lingüísticos puede ayudarles a proporcionar una atención al cliente coherente, rápida, global y las 24 horas del día. A continuación, analizaremos cinco áreas en las que se pueden reducir los costes y, al mismo tiempo, aumentar el valor para el cliente.

Supongamos que su objetivo como proveedor de servicios lingüísticos es reducir el tiempo que transcurre desde que un cliente necesita traducir algo hasta que usted le da un presupuesto concreto y se compromete a cumplir un plazo. Puede que se interpongan algunos obstáculos en su camino: que la comunicación sobre un proyecto se disperse por múltiples canales de comunicación, o que usted y su cliente no tengan una forma estándar de realizar y aceptar proyectos. Los mensajes perdidos pueden provocar frustración y cosas peores; en la era de la localización continua, no querrá hacer perder el tiempo a nadie gestionando la decepción que provoca la falta de comunicación.

Un portal de autoservicio que los clientes puedan utilizar para crear nuevas solicitudes de proyectos y para recibir y aceptar presupuestos puede ser de gran ayuda. Los clientes y los proveedores de servicios lingüísticos pueden trabajar en los proyectos en el portal, lo que reduce el tiempo dedicado a múltiples canales de comunicación. Un portal de autoservicio también permite a los clientes cargar archivos y ver el progreso del proyecto. Se acabó perder el tiempo enviando correos electrónicos o mensajes de Slack para solicitar actualizaciones.

Hoy en día, cada vez más clientes prefieren no enviar los archivos para traducir manualmente. Cuentan con sus propios sistemas para gestionar contenidos, que en ocasiones son los mismos que utilizan para el código, algo que ocurre con especial frecuencia en las empresas de software. La posibilidad de extraer estos contenidos a través de API y volver a enviarlos una vez que están listos supone un gran ahorro de tiempo y un importante argumento de venta para los proveedores de servicios lingüísticos (LSP).

El gestor de proyectos de un proveedor de servicios lingüísticos es responsable de seleccionar a lingüistas que cuenten con la experiencia pertinente y con opiniones positivas de clientes anteriores, cuyas tarifas se ajusten al presupuesto del proyecto y, por último, pero no menos importante, que estén disponibles en el momento adecuado. Según nuestra investigación interna, esta es la parte más estresante del trabajo de un gestor de proyectos. También es la que más horas les lleva.

La forma más habitual de ponerse en contacto con varios lingüistas para ver quién está disponible sigue siendo el correo electrónico, y obtener respuestas puede llevar horas. Los servicios de mensajería instantánea no mejoran necesariamente esta situación. Si alguien no está disponible o si un proveedor no responde, el gestor de proyectos tiene que repetir una y otra vez la misma secuencia de enviar y esperar. Además, la incorporación de un nuevo lingüista puede generar más estrés logístico mientras se familiariza con las formas específicas de trabajar del proveedor de servicios lingüísticos.

Para reducir significativamente el tiempo y la energía que un gestor de proyectos dedica a este paso, la solución ideal es automatizar la selección de proveedores mediante un proceso basado en datos. Un sistema de gestión de proveedores puede proporcionar información detallada y verificable sobre las habilidades, la experiencia y los comentarios históricos de los lingüistas, y también sugerir y contactar automáticamente a especialistas en función del material de origen en cuestión.

Una vez que un lingüista acepta un encargo, aún queda por coordinar la información de referencia, los archivos del proyecto y la asignación de tareas de traducción específicas. Repartir manualmente las partes entre varios lingüistas diferentes puede resultar tedioso. Pero si el sistema de gestión de proveedores que utilizan es lo suficientemente flexible como para incorporar también funciones de gestión de proyectos, el proveedor de servicios lingüísticos se encuentra en una posición más ventajosa. Puede realizar un seguimiento automático de la capacidad de cada lingüista en función de la carga de trabajo actual y la productividad pasada, dos datos que se calculan fácilmente dado que todo el trabajo y la información relevante se encuentran en un solo lugar.

Contar con una máquina que realice todos los cálculos de gestión de proyectos es de gran ayuda. No hay dos traductores que trabajen a la misma velocidad, y es posible que no todos vivan en la misma zona horaria, especialmente en proyectos multilingües. Utilizar una única experiencia de usuario para gestionar el proceso de selección de proveedores no solo ahorra esfuerzo, sino que también refuerza la coherencia y la fiabilidad. Sea cual sea su proceso preferido, ya sea interno o basado en autónomos, la secuencia de acciones es similar y familiar.

Los factores que impulsan el crecimiento de un LSP son sus ventas y marketing y la escalabilidad de su producción, en la que la automatización de los pagos desempeña un papel fundamental. Obviamente, puede iniciar su negocio de LSP con solo unos pocos proveedores, pero a medida que crezca, comenzará a trabajar con docenas y luego cientos de autónomos. Tendrá que calcular los devengos de varios cientos de trabajos cada mes y pagar utilizando el método preferido por cada proveedor. En ese momento, probablemente necesitará contratar a varias personas para que se encarguen de todo el proceso de facturación y pago.

Pero ahora es posible gestionar cómodamente cientos o miles de proveedores y clientes en todo el mundo, incluso cuando se trata de traductores que viven en países con mercados financieros menos desarrollados. Imagine firmar un solo contrato de servicios de traducción y pagar una sola factura que incluya los pagos a todos los proveedores que haya contratado durante ese periodo.

Smartcat, por ejemplo, cuenta con cuentas bancarias multidivisa y entidades jurídicas locales en todo el mundo, por lo que puede ofrecer mejores precios que los habituales en las transferencias bancarias estándar, lo que se traduce en tarifas transfronterizas de tan solo 1 dólar e incluso menos para los pagos nacionales. Mantener un único acuerdo también puede ayudarle a estar seguro de que cumple plenamente con los continuos cambios en las leyes fiscales de los diferentes países.

¿Por qué es importante utilizar una herramienta CAT? El contenido repetitivo puede afectar negativamente a los resultados de un proveedor de servicios lingüísticos. Buscar manualmente fragmentos de texto que se hayan traducido anteriormente en proyectos pasados o que utilicen la misma terminología puede ser algo que los proveedores de servicios lingüísticos actuales no puedan permitirse. En la era de la localización continua, las cosas y los proyectos avanzan demasiado rápido.

Una buena herramienta CAT específica para cada cliente puede ahorrar tiempo y dinero cada vez que se traduce contenido repetido. Por supuesto, depende del proveedor de servicios lingüísticos decidir si destina el ahorro a otros aspectos de su actividad principal o si transfiere el descuento a sus clientes.

Las memorias de traducción también mantienen la coherencia del estilo del cliente a lo largo de los proyectos. Para los clientes que se preocupan tanto por la marca y el estilo como por los costes, esto es muy importante.

«Consejo profesional: echa un vistazo al editor CAT online gratuito de Smartcat».

En un mundo en el que el contenido se está convirtiendo en el alma de todos los negocios, automatizar tantas tareas como sea posible deja de ser algo recomendable para convertirse en una necesidad. El marco de traducción conectado de Smartcat es una forma de abordar esta cuestión. Sea cual sea la solución que elija finalmente, los proveedores de servicios lingüísticos deben adaptarse rápidamente para trabajar más rápido que nunca, o se arriesgan a perder terreno frente a competidores más ágiles.