Cómo TopCon amplió con confianza su proceso de localización de contenidos: estudio de caso

Cuando Topcon comenzó a ver un crecimiento exponencial en su gama de productos, pronto descubrió que su configuración de localización no podía manejar el volumen cada vez mayor de materiales de capacitación localizados y cursos de aprendizaje electrónico necesarios para brindar soporte tanto a los clientes como al personal global.

Para remediar esto, Michelle Quirke, gerente de participación de programas de Topcon con sede en Australia, eligió trabajar con Smartcat como socio estratégico para ampliar el contenido multilingüe, mejorar la productividad y aumentar la velocidad de comercialización.

Fundada en 1932, Topcon Corporation es un fabricante global en las industrias de posicionamiento (levantamiento y GPS), construcción y agricultura. Con 5.000 empleados, Topcon tiene 65 oficinas en 29 países en todo el mundo y entrega productos a 198 países y regiones. En 2021, Topcon obtuvo 137,2 mil millones de yenes en ventas netas (alrededor de mil millones de dólares).

Cada vez que la empresa lanza un nuevo producto, Michelle y su equipo deben proporcionar materiales de capacitación y aprendizaje electrónico para los clientes y el personal de todo el mundo para garantizar que todos estén actualizados y completamente capacitados.

Regularmente necesitan traducir contenido educativo a 10 idiomas: alemán, francés, italiano, japonés, holandés, español, ruso, turco, chino simplificado y portugués brasileño.

Antes de trabajar con Smartcat, Topcon contaba con algunos procesos básicos de traducción que funcionaron durante algún tiempo, pero cuando la empresa comenzó a crecer exponencialmente hace unos años, necesitaba una forma de escalar y acelerar el proceso de localización. Michelle y su equipo necesitaban específicamente una forma de ampliar el contenido multilingüe en sus oficinas regionales y para sus clientes internacionales.

Además, el equipo de Michelle había estado pidiendo a empleados sin experiencia en localización que tradujeran el contenido. Aunque eran hablantes nativos, no tenían experiencia y, en última instancia, tenían un ancho de banda limitado para ayudar con la carga de trabajo.

Los flujos de trabajo humanos-IA intuitivos y fáciles de usar de Smartcat permitieron a Topcon, y al equipo de Michelle específicamente, establecer un proceso de localización sustentable y productivo, que requirió una incorporación mínima y brindó transparencia en todas las funciones.

Luego, el equipo de Michelle intensificó aún más su juego de localización y creó guías de estilo y voces personalizadas para las personas de sus clientes, que, además de los glosarios, podían agregar como recursos a Smartcat.

“La facilidad de uso dentro de la plataforma intuitiva de Smartcat, el soporte que brinda Smartcat y la capacidad de encontrar revisores o proveedores independientes desde la misma plataforma. “Todo lo que necesito está aquí, en una única solución de inteligencia artificial para lenguaje empresarial”.

El equipo de Michelle pudo utilizar la primera inteligencia artificial en la industria para la búsqueda de revisores de Smartcat para encontrar, incorporar y lanzar rápidamente proyectos con traductores y correctores desde Smartcat Marketplace, que está integrado en sus flujos de trabajo humanos-IA. El Marketplace de Smartcat es el más grande de la industria, con más de 500.000 revisores y agencias examinados. De hecho, Smartcat se destaca en la industria de la localización con más del 50% del mercado de traductores en su plataforma.

Michelle también dijo que ha podido cultivar una relación directa y continua con los traductores provenientes del Marketplace de Smartcat, quienes han aprendido los productos y la voz de la marca Topcon.

“Ahora podemos crear fácilmente variaciones de un flujo de trabajo básico entre IA y humanos para gestionar mejor el proceso y eliminar tareas manuales ad hoc. Necesitábamos más colaboración en la etapa de creación de contenido para garantizar que toda la información en nuestro flujo de trabajo cumpliera con nuestros requisitos de traducción”.

Los flujos de trabajo de localización automatizados eliminan los aspectos de repetición manual al reducir el tiempo necesario para realizar una tarea, el riesgo de error y la verificación continua de tareas que pueden haberse omitido. Anteriormente, los procesos estaban aislados: enviaban y recibían traducciones por correo electrónico, importaban y exportaban archivos manualmente y se comunicaban con los traductores y el personal interno de forma descentralizada.

“Los flujos de trabajo automatizados de inteligencia artificial y humanos de Smartcat nos permiten 'configurar y olvidar' y nos dan la confianza de que el trabajo se está realizando”.

El equipo de Michelle también comenzó a utilizar la traducción AI de Smartcat con la solución de gestión automatizada de proyectos "Lights Out". Utiliza la traducción automática y las memorias de traducción de Smartcat, se encarga de operaciones rutinarias como la asignación y división de la carga de trabajo entre proveedores y proporciona total transparencia. También se encarga de la facturación y el pago a los revisores gracias a su plataforma de compras compatible con empresas.

“La solución de traducción de inteligencia artificial y gestión automatizada de proyectos de Smartcat me ahorra mucho tiempo y trabajo. Una vez que están configurados, puedo dejar que hagan lo suyo. Todas estas características funcionan muy bien juntas”.

Michelle también conectó Smartcat a la integración Jira de TopCon para enviar y recibir traducciones de forma automática y continua.

“Una vez que se aprueba una solicitud de traducción de Jira, se me notifica sobre el nuevo proyecto en Smartcat. Verifico la configuración del proyecto y luego lo asigno al revisor de inteligencia artificial de Smartcat y a la gestión automatizada del proyecto. Cuando finaliza el proyecto (después de la etapa final de revisión interna), recibo una notificación de que el ticket de traducción de Jira se ha actualizado con los archivos de destino adjuntos y que el proyecto Smartcat está completo".

La plataforma de inteligencia artificial fácil de usar de Smartcat también ofrece flexibilidad para que los desarrolladores personalicen flujos de trabajo e integraciones, un punto que Michelle señaló que ayudó en sus flujos de trabajo.

“Hemos producido 298 proyectos; de ellos, más del 80% fueron para cursos de eLearning. Smartcat nos permitió aumentar nuestros dos idiomas de destino iniciales a diez de manera fácil y rápida”.

Lo que antes le tomaba al departamento 13 horas producir un curso de eLearning en 10 idiomas, se redujo a 11 horas por curso con la nueva integración de Jira. La traducción de IA y la gestión automatizada de proyectos de Smartcats, que gestiona el proyecto desde la asignación de la tarea hasta su finalización, le ahorra a TopCon aproximadamente dos horas más por curso.

“El resultado más significativo es mi confianza en nuestra capacidad para ampliar fácil y rápidamente la cantidad de localización de contenido que podemos realizar. Dado que nuestra audiencia principal está formada por empleados, distribuidores, clientes y usuarios finales, tenemos el potencial de aportar un valor añadido real a su experiencia de aprendizaje”.