Cómo la centralización de los servicios lingüísticos puede ayudar a crear comunidades más inclusivas: un estudio de caso de la ciudad de Seattle

Este artículo es un resumen de un caso de estudio Publicado originalmente en el sitio web del Instituto de Políticas Migratorias. El autor del estudio de caso es Peggy Liao , especialista en políticas y programas de acceso lingüístico de la ciudad de Seattle.

Cuando hablamos de acceso al idioma, a menudo pensamos en brindar servicios de interpretación para ayudar a las personas con dominio limitado del inglés (LEP) a comunicarse con el personal del gobierno y participar en la vida cívica. Pero la traducción es igual de importante, si no más.

La ciudad de Seattle aprendió esto de primera mano cuando renovó su programa de acceso al idioma durante la pandemia de COVID-19. La Ciudad había dependido durante mucho tiempo de un enfoque descentralizado de traducción, pero decidió centralizarlo para garantizar un verdadero acceso a los residentes inmigrantes y refugiados.

En este estudio de caso, veremos cómo la ciudad de Seattle centralizó sus servicios de traducción, qué beneficios ha observado hasta ahora y qué medidas pueden tomar otras ciudades para mejorar sus propios programas de acceso al idioma.

Antes de centralizar sus servicios de traducción, la ciudad de Seattle tenía un sistema descentralizado donde cada departamento era responsable de contratar servicios externos de idiomas según fuera necesario. Este enfoque fragmentado era ineficiente y a menudo daba lugar a duplicación de esfuerzos y a una calidad inconsistente.

Debido a la falta de una base de datos central donde se almacenen todas las traducciones, varios departamentos podrían terminar traduciendo el mismo documento varias veces. Además de mayores costos, esto también podría significar que el mismo término podría traducirse de manera diferente en los distintos departamentos, lo que podría confundir y frustrar a los residentes con LEP.

Cuando la Ciudad enfrentó una demanda sin precedentes de servicios de traducción durante la pandemia, determinó que necesitaba un enfoque más ágil y centralizado.

Lo primero que hizo la ciudad de Seattle fue centralizar la traducción de documentos . Para lograrlo, creó un equipo de más de 50 profesionales de la comunidad local para traducir los materiales a los 20 idiomas más importantes de Seattle. El Equipo de Acceso Lingüístico de la Oficina de Asuntos de Inmigrantes y Refugiados (OIRA) se convirtió en el centro de servicios de traducción.

En segundo lugar, la Ciudad decidió utilizar una plataforma lingüística para apoyar sus esfuerzos de centralización. Después de revisar varias opciones, la ciudad eligió Smartcat, una plataforma de inteligencia artificial de lenguaje empresarial basada en la nube. Su naturaleza en línea facilitó el acceso de la fuerza laboral distribuida de la ciudad, y sus numerosas funciones, como memorias de traducción, glosarios y herramientas de control de calidad, ayudaron a optimizar los flujos de trabajo y acelerar el proceso manteniendo la calidad. La plataforma también permite pagar a todos los proveedores de una sola vez, lo que agiliza el proceso de compras.

Si antes diferentes departamentos podían terminar traduciendo el mismo documento varias veces, ahora habría un depósito central para todas las traducciones, de modo que cualquier departamento podría acceder a ellas y reutilizarlas según fuera necesario.

Con el nuevo sistema implementado, el Equipo de Acceso Lingüístico ahora podría manejar solicitudes de servicios de traducción de manera mucho más eficiente.

Así es como funciona:

1. Cualquier empleado de la Ciudad puede enviar un documento al portal Smartcat. Pueden ver el costo de inmediato y luego realizar un seguimiento del progreso.

2. El equipo de acceso lingüístico ve el proyecto aparecer en su espacio de trabajo de Smartcat. Pueden traducirlo mediante IA y luego asignar la revisión a un revisor de la comunidad.

3. Los revisores de la comunidad inician sesión en Smartcat y ven una interfaz tabular donde el texto original está dividido en oraciones, representadas como filas. Ven el original a la izquierda y la traducción de IA a la derecha.

4. Si hay varios revisores trabajando en el mismo documento, pueden ver el progreso de los demás en tiempo real y dejar comentarios.

5. En el proceso, los revisores tienen acceso a las memorias de traducción, es decir, a la base de datos de contenido previamente traducido. Tampoco tienen que buscarlo manualmente. Cada vez que Smartcat “ve” una traducción que ya ha realizado antes, aparece como sugerencia.

6. Los revisores también pueden acceder a glosarios, donde pueden buscar palabras o frases específicas cuyas traducciones hayan sido aprobadas como estándar.

7. Una vez finalizada la traducción, el Equipo de Acceso Lingüístico podrá verla de inmediato sin necesidad de cargar o recibir archivos por correo electrónico.

8. Dos veces al mes, el equipo preparará una factura en la plataforma que cubra todas las traducciones completadas del mes. Una vez pagada la factura, Smartcat distribuye los fondos a los revisores según corresponda.

Hasta ahora, la ciudad de Seattle ha obtenido numerosos beneficios al centralizar sus servicios lingüísticos de diversas maneras.

• Acceso equitativo . Al consolidar todos los servicios lingüísticos en un solo lugar, la ciudad ha podido brindar acceso equitativo a residentes inmigrantes y refugiados . Ahora la divulgación y las comunicaciones se pueden llevar a cabo de manera más coordinada, con todos los departamentos trabajando desde el mismo banco de traducciones.

• Comunicación consistente . El uso de memorias de traducción y glosarios por parte de la Ciudad ha ayudado a garantizar una comunicación consistente y profesional en el idioma en todos los departamentos. Las memorias de traducción y los glosarios ayudan a garantizar que el mismo término se traduzca de la misma manera cada vez, de modo que no haya confusión ni frustración para los residentes con LEP .

• Flujos de trabajo de IA eficientes . El uso de IA ha ayudado a optimizar los flujos de trabajo y acelerar el proceso de traducción manteniendo la calidad. Como ahora todos los departamentos tienen acceso al mismo conjunto de traducciones, no hay necesidad de duplicar esfuerzos ni preocuparse por inconsistencias .

• Mano de obra local . Al asociarse con los revisores de la comunidad, la Ciudad ha podido apoyar a la fuerza laboral local. De esta manera, los residentes inmigrantes y refugiados no sólo tienen un mejor acceso a los servicios de la Ciudad, sino también la oportunidad de trabajar para la Ciudad y contribuir a su comunidad .

La historia de la ciudad de Seattle no es de ninguna manera única. De hecho, muchas otras ciudades y municipios enfrentan los mismos desafíos en lo que respecta al acceso al idioma. Esto es especialmente relevante en la situación geopolítica actual, donde cientos de miles de refugiados e inmigrantes están migrando a ciudades de todo el mundo.

La experiencia de la ciudad de Seattle puede ayudar a otros municipios a mejorar sus propios programas de acceso al idioma al tomar estos cinco pasos clave:

1. Punto único de responsabilidad . Al nombrar un miembro del personal de tiempo completo para la política de acceso al idioma, la Ciudad puede garantizar que se le dé al programa la atención que merece.

2. Estandarización . Al crear glosarios y utilizar memorias de traducción , la Ciudad puede garantizar que sus traducciones sean consistentes y de alta calidad.

3. Comunidades locales . Al asociarse con revisores profesionales locales, la Ciudad puede apoyar a la fuerza laboral local .

4. Tecnología . Al utilizar la tecnología con prudencia, la ciudad puede optimizar los flujos de trabajo y acelerar el proceso de traducción manteniendo la calidad.

Compartir mejores prácticas . Al unirse a una red regional de acceso lingüístico , la ciudad puede compartir mejores prácticas con otros municipios y aprender de sus experiencias.

Gracias a las soluciones de localización de IA que ofrece Smartcat, las ciudades pueden adoptar un enfoque más holístico y coordinado para el acceso al idioma. Al centralizar sus servicios lingüísticos, pueden garantizar un acceso equitativo para todos los residentes, flujos de trabajo eficientes y una comunicación consistente entre todos los departamentos.