31 horas de trabajo ahorradas al mes: la transformación de la traducción de Babbel con Smartcat

Theresa Hein, directora de localización y estrategia de contenido, y Chiara Zannoni, directora de localización del equipo de marketing, se reunieron con la jefa de contenido de Smartcat, Loie Favre, para revelar cómo han progresado sus proyectos de traducción desde que comenzaron a usar Smartcat en octubre de 2022. 

Dado que los departamentos de marketing y producto son sus dos principales clientes internos, el equipo de localización es responsable de localizar los siguientes tipos de contenido:

• Artículos de blog

• Todos los activos de marketing orgánicos y pagados

• CRM (una gran parte de su contenido)

• Encuestas para los equipos de investigación de mercado y UX

• Interfaz de usuario del producto

• Multimedia: Video, YouTube, subtítulos y guiones

Para empezar, discutimos algunos de los problemas que habían enfrentado antes de comenzar con Smartcat.

Antes de cambiarse a Smartcat, su proceso de traducción se extendía a través de algunas plataformas e implicaba mucho trabajo manual, como copiar y pegar entre aplicaciones. Almacenaron artículos como documentos de Google y necesitaban descargar manualmente los textos fuente de WordPress y luego volver a cargarlos. Para cada solicitud de traducción, necesitaban crear un ticket en ClickUp (una herramienta de gestión de proyectos que no está diseñada para la localización).

Conseguir lingüistas competentes para manejar la gama cada vez mayor de idiomas traducidos necesarios de Babbel resultó ser una tarea que consumía mucho tiempo. 

El equipo dedicó mucho tiempo a explorar varias plataformas (LinkedIn y redes personales) en busca de proveedores adecuados, recopilar detalles relevantes, entablar negociaciones para establecer términos y tarifas, realizar pruebas y facilitar el proceso de incorporación, basándose principalmente en la comunicación por correo electrónico. 

Además, el equipo encontró dificultades particulares a la hora de encontrar lingüistas competentes en combinaciones de idiomas poco comunes.

Babbel tiene un grupo de alrededor de 50 autónomos. Todos los meses necesitaban procesar entre 20 y 30 facturas, que pagaba el departamento de contabilidad. Hicieron un seguimiento de todo en hojas de cálculo, lo que incluye tareas, recuentos de palabras, tipos de servicios y precios finales. 

Cuando los lingüistas enviaban facturas, el equipo de localización tendría que cotejarlas manualmente con las hojas de cálculo. A veces, el equipo de contabilidad encontraba errores, lo que hacía que el equipo de localización tuviera que ponerse en contacto con los lingüistas por correo electrónico para solicitar correcciones.

Además de buscar y pagar, el equipo de Theresa y Chiara llevó a cabo toda la gestión del proyecto de localización a través de múltiples plataformas. Estos incluían el correo electrónico, donde tomaba mucho tiempo discutir la disponibilidad de los lingüistas, intercambiar archivos y escuchar acerca de las tareas completadas, sin forma de ver el progreso de los lingüistas externos en tiempo real.

El equipo de localización de Babbel decidió que necesitaba un enfoque más simplificado y centralizado para la traducción y la localización que eliminaría los pasos manuales, como copiar y pegar entre plataformas, la búsqueda prolongada de lingüistas y los pagos. 

Smartcat creó un conector de WordPress personalizado para Babbel, que ahora es una integración Plug&Play popular y ampliamente utilizada disponible para todos los usuarios de Smartcat.

La revista es un blog centrado en la cultura y el idioma cuyo objetivo es inspirar, ayudar y educar a los estudiantes de idiomas de Babbel.

1. El contenido se extrae de WordPress automáticamente.
   
   El conector Smartcat WordPress extrae instantáneamente los textos fuente del sistema de gestión de contenidos (CMS) de WordPress y los coloca en un proyecto de traducción en la plataforma Smartcat. Las traducciones también se pueden solicitar directamente desde WordPress.

2. Los lingüistas trabajan en las traducciones en Smartcat TMS, creado para facilitar la colaboración y alta calidad. Todas las traducciones aprobadas se guardan en la Memoria de traducción.
   
   El contenido es traducido por lingüistas examinados del grupo de profesionales independientes de Babbel o de Smartcat Marketplace. Allí trabajan en colaboración con los equipos de edición y localización de Babbel. Los lingüistas traducen y revisan el contenido, y el equipo interno lo verifica. 

3. El contenido traducido se devuelve al CMS de WordPress y a las versiones localizadas del sitio.
   
   Cuando se aprueba la tarea de traducción, las traducciones se devuelven automáticamente a las versiones localizadas del sitio web de WordPress, creando así un proceso de localización continuo que no requiere copiar ni pegar. 
   
   Los editores locales de Babbel se encargan de cualquier formato adicional requerido en WordPress y encuentran muy útil la nueva integración.

La integración de Hojas de cálculo de Google ayudó al equipo de Babble a crear un flujo de trabajo de traducción continuo cuando se trataba de localizar su copia de marketing. Podrían trabajar en su entorno digital habitual, es decir, agregar texto en las hojas que se requieren para páginas web, anuncios digitales, activos visuales, videos y más.

La integración de Hojas de cálculo de Google extrae el texto de origen de las hojas de cálculo en Smartcat , donde los lingüistas especializados en marketing lo traducen, y luego el sistema extrae el contenido localizado atractivo y digno de hacer clic en las columnas del idioma correspondiente.

Smartcat AI Actions utiliza mejoras contextuales en las traducciones y aprende el tono, la voz y la terminología específica de su marca. Smartcat también garantiza sólidas medidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios y cifra y almacena datos en centros de datos seguros en diferentes ubicaciones, cumpliendo estrictas normas de cumplimiento. OpenAI nunca utiliza los datos para el entrenamiento.

La gerente de localización, Chiara, ahora también usa la solución de adquisiciones compatible con la empresa Smartcat para buscar proveedores. Ella utiliza la funcionalidad de abastecimiento de IA que compara los pares de idiomas de los lingüistas, la especialización, la disponibilidad, las tarifas y las reseñas con el contenido de la empresa y las necesidades del proyecto.

Además, el equipo también tiene acceso a la base de datos de Smartcat Marketplace de 500.000 lingüistas examinados.

"Con Smartcat Marketplace, pudimos cubrir más idiomas que antes y tener mucha flexibilidad, especialmente al buscar combinaciones de idiomas poco comunes para nuestra revista".

"Con Smartcat Marketplace, pudimos cubrir más idiomas que antes y tener mucha flexibilidad, especialmente al buscar combinaciones de idiomas poco comunes para nuestra revista".

Con Smartcat, ahora pueden contratar y pagar a todos los lingüistas bajo un solo contrato y una sola factura. Todas las tareas en curso y los trabajos completados se pueden ver en una página centralizada en la plataforma que se actualiza en tiempo real, sin dejar lugar a errores o malentendidos.

El equipo de localización sabía que era importante para su unidad de negocios calcular y medir los KPI de traducción y localización como un medio para mostrar el progreso realizado en el último año. 

• 7 horas ahorradas gracias al conector de WordPress

• 4 horas ahorradas en proceso de facturación

• 18 horas ahorradas con asignaciones de traducción manual

• 2 horas ahorradas buscando lingüistas

• 95% entrega oportuna

Dado que la calidad, la idoneidad cultural y la orientación al cliente son el núcleo de la cultura empresarial de Babbel, el equipo de localización tomó en serio estos valores para elevar activamente los procesos de traducción y localización de la empresa. Mediante el uso de la plataforma de traducción holística todo en uno Smartcat, pudieron mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y obtener más contenido multilingüe en menos tiempo.

El equipo de localización de Babbel también ha podido alcanzar sus métricas de calidad con gran éxito, gracias a sus procedimientos definidos de traducción y control de calidad: contenido 100% de calidad entregado a las partes interesadas internas.

Babbel seguirá utilizando Smartcat para gestionar sus materiales de marketing y ventas multilingües. Actualmente, el equipo de producto ha confirmado que están en proceso de migrar a Smartcat como herramienta principal para localizar la interfaz de usuario de la plataforma de aprendizaje de Babbel. 

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