Gestión de proveedores y cómo hacerlo bien en los servicios lingüísticos

Los traductores son la sangre que corre por las venas de cualquier empresa de traducción. Pero para que cualquier organismo esté sano, no solo se necesita sangre en cantidad suficiente, sino también un sistema adecuado de vasos sanguíneos que la transporten rápidamente a donde se necesita. Del mismo modo, para que una empresa de traducción tenga éxito, se necesita una gestión adecuada de los proveedores.

Por gestión de proveedores nos referimos a la búsqueda, asignación y mantenimiento de relaciones con las personas que realizan el trabajo real en su negocio de traducción: traductores, editores, correctores, especialistas en maquetación, etc.

Al igual que cualquier sistema complejo, la gestión de proveedores de traducción es propensa a ineficiencias y contratiempos inesperados. En este informe técnico, identificamos las mayores barreras a las que se enfrentan la mayoría de los proveedores de servicios lingüísticos en la gestión de proveedores y compartimos algunas pistas sobre dónde buscar para superarlas.

Incluso cuando se dispone de una base de datos amplia y fiable de autónomos, siempre habrá proyectos que requieran un nivel adicional de fiabilidad. Si el texto es muy específico o si se necesita mantener un tono coherente a pesar de contratar a muchos autónomos, es importante asegurarse de que estos traduzcan bien y con el mismo estilo. De lo contrario, se puede acabar con un documento que, en su conjunto, sea un desastre, independientemente de la calidad de sus partes constitutivas.

Llevar a cabo una campaña de pruebas de traductores a gran escala es un quebradero de cabeza. Hay que publicar anuncios en múltiples bolsas de empleo y/o foros, enviar montones de correos electrónicos y recibir otros tantos en respuesta. Mientras tanto, se reciben las mismas preguntas y se mantienen las mismas discusiones una y otra vez, lo que supone dedicar demasiado tiempo solo a mantener el proceso en marcha.

Sus opciones son crear usted mismo un proceso eficiente o externalizar el servicio de gestión de proveedores. En este último caso, podrá olvidarse de las preocupaciones administrativas. Solo tendrá que enviar el documento que desea utilizar para la evaluación al proveedor de VM, y este utilizará un proceso riguroso y probado para realizar las pruebas por usted. Lo ideal es que pueda revisar las pruebas cómodamente en un único lugar y añadir rápidamente a su herramienta TMS a todos los autónomos cuyas pruebas haya evaluado, para poder invitarlos rápidamente a sus futuros proyectos.

Incluso si logras enviar las pruebas y obtener suficientes respuestas, ¿cómo sabrás exactamente cuáles son buenas? Si eres hablante nativo del idioma de destino, eso es una cosa, pero ¿y si no lo eres? Necesitas contratar revisores nativos en ese idioma, y en todos los pares de idiomas, para el caso. Pero, ¿cómo sabes si tus revisores son buenos?

Para salir de este círculo vicioso, es necesario tener experiencia trabajando con muchos revisores de pruebas y seleccionar a los mejores. Esto es difícil de lograr a menos que se realicen pruebas de traducción constantemente, todos los días. Una vez más, contar con un proveedor externo de máquinas virtuales le permite asegurarse de que las pruebas de los candidatos serán evaluadas por revisores competentes.

En cualquier negocio, los clientes quieren pagar menos y los proveedores siempre quieren ganar más. La solución ideal es que se pongan de acuerdo en un punto intermedio en el que el cliente pague lo que puede permitirse y el proveedor gane lo que se merece. Por desgracia, en lo que respecta a la traducción, el resultado suele ser una solución imperfecta: el cliente paga menos y el traductor apenas consigue mantener una tarifa por hora lo suficientemente alta trabajando mucho más rápido de lo necesario para ofrecer una calidad aceptable. Esto puede incluir no revisar su propio trabajo, producir una traducción literal que no suena natural o simplemente introducir una traducción automática ligeramente editada en lugar de realizar una traducción adecuada.

Lo peor de todo es que, a diferencia de, por ejemplo, un servicio de taxi, en el que se puede saber rápidamente si el conductor es descuidado, no se sabrá que una traducción es mala hasta que sea demasiado tarde, por las razones ya mencionadas en el capítulo anterior.

Para obtener la mejor garantía posible contra traductores que cobran de más o rinden por debajo de lo esperado, usted o su proveedor de VM deben:

• Manténgase al día de los precios medios en cada combinación de idiomas y especialización.

• Evite contratar a nadie cuyo precio esté muy por encima del estándar del mercado, a menos que haya una razón de peso para hacerlo.

• Utilice herramientas automatizadas que ayuden a detectar la traducción automática cuando se espera una traducción humana.

Un error muy común entre los proveedores de servicios lingüísticos «jóvenes» es llevar a cabo una gran campaña de pruebas sin planes de contratación concretos o, lo que es peor, con planes de contratación falsos que nunca se materializan. Crean una base de datos de «buenos» traductores para conservarla y utilizarla en el futuro.

Pero esto no va a funcionar:

• A los traductores no les gustan las agencias que les hacen pruebas laboriosas y luego desaparecen. Esto no significa que vayan a rechazar su oferta un año después, pero para entonces la relación ya estará dañada.

• Los traductores, especialmente los que aceptan pruebas no remuneradas, son muy volátiles en cuanto a su disponibilidad. En un año, es posible que la mitad de tus «reclutas» ya no trabajen como traductores.

• Otros habrán aumentado sus tarifas, lo cual es una progresión natural para un traductor, por lo que tus estimaciones presupuestarias iniciales serán erróneas.

Por lo tanto, hay que mantener a los traductores constantemente ocupados para que respondan rápidamente a las nuevas solicitudes de proyectos que les envíe. Una vez más, esto puede resultar más fácil con un proveedor externo de máquinas virtuales. Tanto si busca una docena de traductores para un proyecto de gran envergadura como un solo traductor para una combinación de idiomas o un tema poco común, es probable que los encuentre más rápido de esta manera que por su cuenta.

Por último, en la mayoría de las jurisdicciones, no basta con contratar a alguien, por ejemplo, un traductor, y pagarle. Se necesitan «pruebas documentales»: certificados de aceptación, facturas, informes, etc. Lo peor es que estos varían de un país a otro y, adivinen qué, si dirigen una empresa de servicios lingüísticos, al menos una multilingüe, tendrán que trabajar con personas de diferentes países. Y luego están los impuestos: cada país tiene los suyos. No tener en cuenta estas bestias puede dar lugar a pérdidas inesperadas de beneficios o, lo que es peor, a multas.

Aunque no se trata de un servicio muy extendido, algunos proveedores de servicios de gestión de proveedores también pueden encargarse de los trámites administrativos, por lo que no tendrás que preocuparte en absoluto por el papeleo ni los impuestos. En este caso, solo tendrás que pagar una factura global mensual, o según lo acordado, lo que te permitirá ahorrar decenas de horas al mes.

Al gestionar sus proyectos de traducción, corre el riesgo de perder impulso y calidad. Para mantenerse al día con el mercado y mantener su negocio de traducción en marcha, tiene dos opciones:

1. Contratar gestores de proveedores dedicados. Esta podría ser la opción preferida si su empresa es grande y puede permitirse personal adicional no productivo. Pero si es pequeña y está en crecimiento, tal vez le convenga invertir el coste de una unidad FTE completa, o varias, en algo más eficaz, como el desarrollo empresarial, las ventas o el marketing.

2. Recurrir a un proveedor externo de gestión de proveedores. Al externalizar la función de gestión de proveedores, no solo ahorrará los costes administrativos adicionales asociados a tener un empleado a tiempo completo, sino que también se librará de los quebraderos de cabeza organizativos y de gestión relacionados. Además, la economía de escala significa que el equipo del proveedor, que se ocupa de la gestión de proveedores en volúmenes mucho mayores que los suyos (o los de la mayoría de los proveedores de servicios lingüísticos), le costará considerablemente menos, incluso en costes directos.

Cada opción tiene sus pros y sus contras, y esperamos que este informe técnico le ayude a tomar una decisión meditada.