Cómo localizar fácilmente Google Docs

Google Docs es la herramienta preferida por un gran número de empresas en todo el mundo. Su facilidad de uso, colaboración y uso compartido lo hacen perfecto para equipos remotos, especialmente con las restricciones de la COVID-19 aún vigentes.

Sin embargo, cuando se trata de utilizarlo para traducir tus documentos de Google Docs, el proceso puede resultar frustrante. No es de extrañar, ya que Google Docs no se diseñó con ese fin. Tendrías que descargar manualmente los documentos, enviarlos a los traductores, recibir las traducciones, subirlos a algún sitio, etc. Como alternativa, puedes pedirles que añadan versiones en su idioma al mismo documento, lo que al final lo hace más pesado y difícil de seguir.

Hay otro problema crucial: ¿qué harás si el documento sufre cambios posteriormente? Eso ocurre constantemente durante la colaboración activa y la entrega de proyectos en curso. En este artículo, te mostraremos cómo nosotros mismos superamos estos retos en Smartcat mediante un flujo de localización continuo, y cómo puedes hacerlo con tus propios documentos de Google.

Aquí tienes nuestra carpeta de Google Drive, donde almacenamos todos los documentos originales en inglés:

Los documentos de Google se almacenan en subcarpetas. Por ejemplo, aquí hay un fragmento de la carpeta «guías», que se utiliza para almacenar diversas guías, documentos técnicos, etc. (Para que quede claro, la estructura del directorio de carpetas depende totalmente de usted, debe ser la que mejor se adapte a sus necesidades).

Cada carpeta contiene tanto la versión original como las variaciones traducidas de un documento, identificadas por sufijos basados en el idioma:

• (src) = el documento original (por ejemplo, en inglés), redactado por redactores publicitarios

• (ru), o cualquier otro código de idioma = la variación traducida, cargada automáticamente por nuestra herramienta de automatización de la localización

• (keys) = una representación especial del documento que permite a los lingüistas obtener una vista previa en contexto (más información al respecto más adelante).

Dentro de cada documento, verás un documento normal de Google Docs, con una diferencia: hay una línea especial al principio que «indica» a nuestro complemento los idiomas a los que se debe traducir este documento:

Cada hora, nuestro complemento de sincronización envía todos los textos originales de todos los archivos de todas las subcarpetas de la carpeta compartida a un proyecto Smartcat preconfigurado:

Lo realmente interesante es la sincronización. Supongamos que tienes un documento de Google traducido y que tú o el redactor habéis realizado un par de modificaciones aquí y allá. El documento se actualiza en Smartcat y los traductores que trabajan en él reciben las actualizaciones del archivo de traducción.

Básicamente, los redactores pueden seguir trabajando en el documento mientras los lingüistas lo traducen. Así, aunque se produzca un cambio en cualquier documento que ya se haya enviado a los lingüistas para que trabajen en él, estos podrán continuar con su trabajo sin ningún problema. (El archivo se actualiza al comienzo de cada hora, por ejemplo, a las 17:00, 18:00, etc., para que los cambios no sean demasiado frecuentes y resulte cómodo trabajar con él). Pero aquí viene nuestra parte favorita: Cuando los lingüistas trabajan en la traducción, pueden consultar cada segmento específico del texto del documento de origen utilizando el panel de vista previa en contexto:

(Por ahora solo se ve el texto original y no la traducción, pero estamos trabajando para implementar esta función en una de las próximas versiones. Quizás hayas notado que los segmentos de texto están organizados por párrafos y no por oraciones. Esto es intencional: traducir textos de marketing oración por oración puede dar lugar a resultados deficientes. De esta manera, les damos más libertad creativa y contexto a nuestros traductores).

Ahora, una vez traducido el documento, el complemento lo vuelve a colocar en tu Google Drive durante la siguiente sincronización:

Es importante evitar añadir cambios al documento de Google Docs de destino, ya que los cambios se descartarán durante la próxima sincronización. Hay dos formas de realizar la sincronización:

• La mejor forma: realizar los cambios en el documento de Smartcat. De esta forma, se asegurará de que todas sus memorias de traducción estén actualizadas con las traducciones pertinentes

• La forma más fácil: crear una copia del documento de Google de destino, moverla a otra carpeta para mayor comodidad y continuar su trabajo allí

Todavía estamos preparando unas instrucciones completas para que puedas iniciar tu propio proceso de localización de Google Docs con Smartcat, así que permanece atento a las actualizaciones de este artículo. Dicho esto, nos encanta crear flujos de trabajo de localización avanzados para nuestros clientes. Así que, si no quieres esperar, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos.