La evolución de las herramientas del departamento de localización: caso práctico de BDO

El camino hacia la eficiencia en la traducción es una historia única para cada empresa que busca expandirse a los mercados internacionales. Al fin y al cabo, no existe una fórmula mágica que funcione siempre: hay que probar diferentes herramientas y enfoques para ver cuál se adapta mejor a las necesidades de cada uno.

Natalia Garbuz, directora del Departamento de Procesamiento de Datos de BDO Ucrania, pasó por muchas etapas diferentes, siendo la última Smartcat.

Bastantes. Somos una empresa estacional que maneja muchos documentos bastante típicos. Dependiendo de lo bien que conozcas el negocio, eso es un reto en sí mismo.

En primer lugar, necesitábamos asegurarnos de que todos los departamentos que trabajaban con plantillas de documentos pudieran utilizar el mismo sistema que nuestro departamento de localización. Trados, por ejemplo, requería una instalación independiente en cada ordenador, lo que suponía un coste adicional e impedía la colaboración en un mismo proyecto.

En segundo lugar, tenemos una política estricta de formato de identidad visual, lo que significa que todo lo que entra debe salir exactamente igual. Trados, que es el programa que utilizábamos, cambiaba el formato del documento al exportarlo, lo que suponía un quebradero de cabeza sin fin.

Lo que realmente necesitábamos era una plataforma de colaboración basada en la nube, con funciones editoriales, memorias de traducción, espacio personal y funciones compartidas. Por supuesto, dado que nos dedicamos a la auditoría, la contabilidad y la información financiera, también necesitábamos nuestros propios glosarios.

Además, Smartcat está basado en la nube, lo que consideramos muy importante debido al posicionamiento de nuestra empresa en materia de ciberseguridad y protección de datos.

Elegir la herramienta adecuada no fue fácil para nosotros. Hace 20 años, era un diccionario impreso. En los años 90, Trados llegó al mercado, lo que supuso un gran paso en la dirección correcta, pero también tuvo que evolucionar. ¿Los años 2000? Google Translate. ¡Un sueño! Gratuito, eficiente y con montones de combinaciones de idiomas, pero a veces cómicamente inexacto. Todo eso estaba bien, pero aún no era suficiente para respaldar por completo la traducción profesional. También queríamos disfrutar de las ventajas de una traducción automática completa.

Entonces, en 2012, aparece Smartcat y decide que la traducción asistida por ordenador (CAT) en la nube, capaz de realizar traducción automática, traducción continua, memorias de traducción y muchas otras cosas, es el camino a seguir. Y tenían razón. Simplemente tiene todo lo que necesitamos, a diferencia de otras soluciones que ofrecen algunas de estas funciones que necesitamos o ninguna de ellas.

Nuestro primer paso fue, por supuesto, realizar pruebas durante un par de semanas antes de decidir suscribirnos a Smartcat para el primer año de uso. Cuando comenzamos las pruebas, recibimos un gran proyecto de traducción con un plazo de entrega muy ajustado. Era la oportunidad perfecta para ver de qué estaba hecho Smartcat, en plena batalla, por así decirlo.

Para cuando terminamos el proyecto y procedimos a la compra de la licencia, ya habíamos aprendido los entresijos e incluso habíamos conseguido crear un modesto glosario y una memoria de traducción. Sin duda, fue todo un éxito.

Después de eso, decidimos convocar una reunión de la empresa y convencimos a todos con una buena presentación y un breve vídeo de formación. Cuando nuestros conocimientos sobre Smartcat no eran suficientes, su equipo de asistencia técnica intervenía y nos ayudaba con respuestas exhaustivas sobre todos los temas que nos interesaban.

El último paso fue... ¡empezar a utilizarlo en toda la empresa! Estamos hablando de unos 70 empleados. El equipo de asistencia volvió a acudir en nuestra ayuda para facilitarnos el proceso. Al final, lo único que tuvimos que hacer fue proporcionar un correo electrónico, un nombre de usuario y generar una contraseña. ¡Y listo, ya estaban dentro! Así de fácil.

En nuestro negocio dependemos mucho de las memorias de traducción. Crear una requiere mucha habilidad y conocimientos técnicos. Sin el fantástico equipo de asistencia de Smartcat, estamos seguros de que nos habría llevado mucho tiempo hacerlo correctamente, y el tiempo es el recurso más valioso que tenemos.

Debido a la gran complejidad de nuestro proceso, la transferencia de nuestra memoria de traducción (una serie de documentos de Word con alineadores de texto, capaces de transformar un documento al formato TMX) a Smartcat no se pudo realizar de una manera que cumpliera con nuestros estándares de confidencialidad. Sin embargo, al final eso no supuso un gran problema, ya que nuestras memorias de traducción se ampliaron con el tiempo en Smartcat con cada proyecto entregado con éxito.

Seguimos creando glosarios y memorias de traducción, y mejorando la eficiencia de nuestro departamento de localización. Es un trabajo que nunca termina, y estamos contentos de que ahora esté tan optimizado. Y, por supuesto, una vez más, vale la pena señalar que ahora todos trabajamos juntos en un único espacio de colaboración seguro basado en la nube. ¡Y nuestros documentos ya no se estropean al exportarlos! Hasta ahora todo va bien, seguiremos utilizando Smartcat y su gama de funciones en constante crecimiento.

¡Sí, el equipo de asistencia! Lo decimos en serio, no estarás solo en caso de que surja un problema técnico. Siempre están ahí, listos para ayudar. Es como un milagro. Además, tus deseos de mejorar el producto realmente se tienen en cuenta. En algún momento, nosotros y otros usuarios notamos la falta de caracteres no imprimibles en los segmentos en los que se divide el texto. La aplicación indicaba que había un error cuando en realidad no lo había, y eso resultaba visualmente confuso.

¿Sabes qué pasó? Lo arreglaron una semana después. Cuidan muy bien a sus clientes, y eso en sí mismo es muy valioso.

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