Adopte la gestión automatizada de la traducción para proveedores de servicios lingüísticos orientados al futuro.

El sector lingüístico ha cambiado enormemente en las últimas dos décadas. A principios de la década de 2000, un proyecto habitual consistía en traducir documentos individuales a uno, dos o tres idiomas como máximo. Hoy en día, hablamos de conjuntos completos de documentos, y el número esperado de idiomas de destino ha alcanzado los dos dígitos, y sigue aumentando. El mundo se está acelerando y ningún cliente quiere esperar días para recibir el contenido traducido, sino que espera que se publique simultáneamente en todos los idiomas.

Esto, obviamente, aumenta la carga de trabajo del gestor de proyectos de traducción (TPM): ya no se trata solo de enviar unos cuantos correos electrónicos entre usted, el cliente y el traductor. Se trata de docenas de comunicaciones al día, cientos a la semana, miles al mes. Y no solo se trata de comunicaciones, sino también de estados, progresos y procesos que debe tener en cuenta.

Los gestores de proyectos son el centro de todo lo que ocurre en el sector lingüístico. Son el nexo de unión entre clientes, traductores, contratistas, socios y partes interesadas internas. Son los primeros a los que se recurre cuando algo sale mal. Son los que cargan con la culpa cuando no se cumplen los plazos y fracasan los proyectos. No es de extrañar que se diga que la gestión de proyectos es la profesión con mayor rotación de personal del sector.

En Smartcat, creemos que la automatización es la clave para aliviar el estrés al que se ven sometidos los TPM. Al igual que los pilotos de avión pasaron de accionar un montón de palancas a controlar cabinas altamente tecnificadas, los gestores de proyectos deben adoptar la tecnología para lograr tranquilidad y centrarse en las tareas realmente importantes.

El objetivo de este informe técnico es analizar el trabajo de un gestor de proyectos de traducción y, pieza a pieza, pensar en cómo se podría automatizar. No todas las secciones proporcionan respuestas, y las que lo hacen no son definitivas. Nuestro principal objetivo aquí es iniciar un debate sobre un tema del que depende el éxito de todo el sector.

Antes de profundizar en el análisis detallado de la gestión de proyectos en la industria lingüística, repasemos brevemente los pasos principales del proceso de gestión de traducciones (véase el diagrama siguiente):

Paso 1: Gestionar la solicitud del cliente
Paso 2: Preparar el proyecto
Paso 3: Buscar traductores
Paso 4: Realizar la traducción
Paso 5: Garantizar la calidad
Paso 6: Entrega
Paso 7: Pagos

Naturalmente, estas tareas podrían dividirse entre varias personas, todo depende de la estructura del proveedor de servicios lingüísticos. Lo contrario también es cierto: un gestor de proyectos puede gestionar varios flujos de trabajo de este tipo al mismo tiempo, y normalmente lo hace. Este patrón no lineal aumenta el número de cosas que pueden salir mal.

Ahora, analicemos este proceso por partes.

El objetivo de este paso es pasar rápidamente de una situación en la que el cliente tiene la necesidad de traducir algo a otra en la que dispone de un presupuesto concreto y un compromiso de plazos por parte del proveedor de servicios lingüísticos.

Los subpasos típicos son:

• Recibir la solicitud

• Calcular el recuento de palabras

• Preparar un presupuesto

• Ver si hay requisitos adicionales, como

• Escanear un PDF

• Descargar contenidos de sitios web

• Eliminar datos confidenciales antes de la traducción

Sin automatización, tanto el cliente como el proveedor carecen de un método estándar para realizar y aceptar proyectos, por lo que utilizan correos electrónicos o mensajería instantánea. Esto da lugar a errores humanos:

• Tienes que guardar las solicitudes relacionadas con el proyecto junto con el resto del correo, por lo que corres el riesgo de perderlas.

• Si llega una solicitud adicional para un proyecto existente, tienes que recordar cuál es y marcarla como completada.

• Tienes que volver a adjuntar toda la información y los archivos necesarios en tu sistema de gestión de proyectos, si es que tienes uno, o, de nuevo, hacer un seguimiento en tu buzón de correo electrónico.

• El cliente tiene que esperar la respuesta del proveedor para obtener un presupuesto, incluso para una simple solicitud de traducción. Y, si la envía a varios proveedores, el primero en responder puede quedarse con el trabajo.

En términos más sencillos, ni el proveedor ni el cliente se sienten plenamente en control y al tanto de todas las solicitudes y proyectos.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización de la gestión de proyectos es crear un flujo de trabajo estándar que permita a los proveedores de servicios lingüísticos (LSP):

1. Procesar las solicitudes de los clientes más rápidamente
El cliente puede enviar un documento, o cargarlo a través de un portal, y obtener un presupuesto aproximado al instante. Los gestores de proyectos ya no tienen que lidiar con correos electrónicos ni descargar/cargar archivos. Esto resulta especialmente útil si el gestor de proyectos trabaja con muchos pedidos sencillos, en los que las operaciones manuales suponen una gran pérdida de tiempo.

2. Habilitar la localización continua
Como alternativa, pueden utilizar un conector API para los principales sistemas de gestión de contenidos o repositorios, como Wordpress, Drupal, GitHub, etc. El intercambio automatizado de contenidos elimina los gastos generales relacionados con las actualizaciones, que pueden ser frecuentes con los clientes ágiles de hoy en día. El contenido que se necesita traducir está siempre al alcance de la mano del gestor, listo para ser trabajado.

3. Evita los errores humanos
Los archivos aparecen automáticamente en el mismo sistema en el que se gestionarán y traducirán. Esto evita costosas acciones manuales y minimiza los errores humanos al mismo tiempo. Todos los participantes pueden estar seguros de que los colaboradores están trabajando con los mismos documentos y versiones enviados por el cliente.

Como resultado, el TPM tiene el «transportador» constantemente listo para nuevos pedidos, y el cliente puede estar seguro de que se gestionarán de forma fiable.

Una vez confirmada la orden, el objetivo del TPM es preparar el proyecto para su traducción lo antes posible.

Los subpasos típicos son:

• Preprocesar y analizar los archivos,

• Analizar la información adjunta,

• Calcular estadísticas internas,

• Planificar plazos internos.

Sin automatización, esto puede convertirse en una de las partes más difíciles de gestionar:

• Si un archivo es demasiado grande para un solo traductor, hay que dividirlo en varios fragmentos para asignárselos a diferentes personas (esto se cruza con el paso 3).

• Hay que recordar si se han tenido proyectos similares en el pasado, que pueden contener o no partes del mismo texto y utilizar la misma terminología.

• Debe comprobar si hay repeticiones, totales o parciales, dentro de este nuevo proyecto, para que sus traductores no hagan el mismo trabajo dos veces.

• Debe excluir manualmente el texto que no necesita traducción, por ejemplo, fragmentos de código fuente.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización es permitir que los TPM:

1. Siga un proceso más sencillo
La solución debe permitir al TPM asignar diferentes partes de un documento a diferentes personas sin dividirlo (véase también el paso 3). Esto reduce los errores humanos y agiliza el proceso: por ejemplo, si un traductor deja de responder, puede reasignar su parte a otro traductor sin tener que perder tiempo volviendo a dividir el documento.

2. Reutilizar traducciones y terminología anteriores
Las memorias de traducción (TM) y glosarios específicos del cliente ayudan a mantener la coherencia de la voz del cliente a lo largo de los proyectos. Los clientes se preocupan tanto por el estilo como por los costes. Las memorias de traducción permiten al proveedor ofrecer descuentos a sus clientes cuando se traduce contenido repetido, mientras que los glosarios garantizan que se utilice la misma terminología en todo el texto.

3. Calcular estadísticas internas
Las estadísticas internas de coincidencias de TM, repeticiones, etc., pueden no ser las mismas que las proporcionadas al cliente. Por ejemplo, el proveedor puede querer cobrar al cliente por el recuento total de palabras, mientras que paga menos a los traductores por las coincidencias de TM.

4. Proporcionar comentarios específicos del contexto
Las capturas de pantalla y las explicaciones de determinadas partes del texto original aumentan considerablemente la adecuación de la traducción, ya que los traductores saben siempre exactamente dónde aparece el texto y qué significa, ya que no todas las cadenas se explican por sí mismas.

5. Gestionar mejor los plazos
El sistema debería sugerir automáticamente los plazos para cada etapa del flujo de trabajo basándose en la productividad histórica o en el número de traductores necesarios si el plazo está predefinido. Los diferentes pares de idiomas y especializaciones tienen diferentes productividades medias de traducción. Contar con un sistema que ofrezca sugerencias basadas en datos ayudará a los TPM a tomar mejores decisiones.

Como resultado, en lugar de un conjunto aleatorio de herramientas y recursos inconexos, dispondrá de un único panel de control desde el que podrá tomar las mejores decisiones antes de pasar al siguiente paso, que es la búsqueda de proveedores.

En este paso, el objetivo es encontrar traductores que hagan bien su trabajo y lo entreguen a tiempo. Como gestor de proyectos de traducción, querrás completar este paso lo más rápido posible, ya que los proyectos actuales tienen plazos muy ajustados. Además, querrás que los traductores tengan experiencia relevante y, a ser posible, comentarios positivos de clientes anteriores.

Los subpasos típicos son:

• Consulte a los especialistas internos, si los hay.

• Consulte a los autónomos conocidos, en función del presupuesto y otras expectativas.

• Busque nuevos autónomos, en función de estas expectativas.

• Opcional: contrate a especialistas para un futuro trabajo anunciado por el cliente.

Sin automatización, el flujo de trabajo habitual consiste en preguntar a las personas por su disponibilidad directamente a través de mensajería instantánea o listas de correo electrónico. Esto lleva demasiado tiempo y hace que el proceso sea inmanejable:

• Algunos de tus empleados pueden irse de vacaciones o enfermarse.

• Puede que tengan demasiadas tareas de otros clientes, o incluso de tus compañeros de trabajo.

• Tienes que llevar una hoja de cálculo u otro medio para hacer un seguimiento de quién está disponible.

Si ninguno de ellos está disponible, tendrás que acudir a bolsas de trabajo o foros de traducción para contratar a gente nueva. Aquí te enfrentarás a aún más retos y tendrás que dedicar más tiempo:

• Redactar un mensaje de presentación.

• Comprobar los antecedentes de quienes respondan.

• Incorporar a los seleccionados a tu flujo de trabajo.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización aquí es:

1. Traslade el flujo de trabajo a un solo lugar
Cuando todo el flujo de trabajo se traslada a una única plataforma, el TPM no tiene que perder tiempo cambiando entre aplicaciones o sitios web. Utilizar una única experiencia de usuario para gestionar el proceso de selección de proveedores no solo ahorra esfuerzo, sino que también refuerza la coherencia y la fiabilidad: sea cual sea su proceso preferido, ya sea interno o basado en autónomos, la secuencia de acciones es similar y familiar.

2. Hacer que el proceso de selección se base en datos
El TPM cuenta con información detallada y verificable sobre las habilidades, la experiencia y los comentarios de los traductores en sus perfiles, y el sistema sugiere automáticamente especialistas basándose en el historial de sus textos traducidos y el material de origen en cuestión.

Asignar a las personas adecuadas puede ser complicado, ya que muchos traductores afirman tener más experiencia en determinados temas de la que realmente tienen. Contar con un sistema que ofrezca sugerencias basadas en datos y en corpus reales permitirá evitar ese problema.

3. Habilitar el seguimiento de la disponibilidad y la productividad
El TPM puede realizar un seguimiento de la disponibilidad de cada traductor basándose en la carga de trabajo actual y la productividad histórica, lo cual es fácil de calcular dado que todo el trabajo se realiza en un solo lugar. No hay dos traductores que trabajen a la misma velocidad, y es posible que no todos se encuentren en la misma zona horaria, especialmente en proyectos multilingües, por lo que distribuir el trabajo entre los traductores es una tarea muy poco lineal. Contar con una máquina que haga todos los cálculos es de gran ayuda.

Como resultado, el TPM puede encontrar y asignar autónomos en cuestión de minutos o incluso segundos y pasar a otros proyectos.

Por último, llegamos a la esencia del trabajo, donde el objetivo es completar el proyecto a tiempo y con un alto nivel de calidad (véase también el paso 5).

Los subpasos típicos son:

• Supervisar el progreso

• Atender las preguntas de los traductores

• Evitar incumplimientos de plazos

Sin automatización, todo el proceso es una caja negra para el TPM:

• El TPM no tiene otra forma de ver el progreso del proyecto que preguntar a los traductores.

• No hay otra forma de comunicarse con los traductores que enviarles correos electrónicos o mensajes instantáneos.

• No hay forma de estar seguro de que los traductores están haciendo realmente lo que dicen que están haciendo.

Esto mantiene al gestor del proyecto estresado durante todo el proyecto, ya que será el responsable si algo sale mal.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización aquí es ayudar al TPM:

1. Seguimiento del progreso
El TPM necesita ver información en tiempo real sobre el progreso de cada uno de los documentos y subtareas del proyecto. Estar al tanto de todo permite al gestor atajar los problemas de raíz y garantizar la entrega puntual. Si un traductor no responde o no hay progreso durante mucho tiempo, el TPM puede reasignar la tarea a otros.

2. Comunicarse dentro del contexto
El TPM debe ser capaz de leer y responder a las preguntas específicas de los traductores dentro de su contexto. Las discusiones específicas del contexto ahorran tiempo a la hora de aclarar el contexto de cada pregunta y proporcionan un único lugar donde se pueden gestionar todos los comentarios. Además, si se trata de un proyecto multilingüe, el comentario es visible para todos los traductores, por lo que no es necesario abordar las mismas preguntas una y otra vez.

3. Manténgase alerta
El sistema debe enviar notificaciones cuando detecte posibles problemas. Un ejemplo es la ya mencionada falta de progreso. Otros incluyen plazos que se acercan, una traducción demasiado lenta o demasiado rápida, la falta de edición de la traducción automática por parte del posteditor, etc.

Como resultado, el TPM podrá ver todo el proceso y responder a cualquier situación de alerta con una decisión rápida y bien informada.

El objetivo del control de calidad es garantizar que los errores no solo se corrijan, sino que se eviten. En este sentido, no es correcto referirse a él como un «paso». Se trata de un proceso continuo que tiene lugar antes, durante y después de cualquier proyecto de traducción. Sin embargo, en aras de la simplicidad, lo describiremos así aquí.

Las subtareas típicas son:

• Reutilizar los datos históricos antes del proceso

• Controlar la calidad durante el proceso

• Aprender lecciones después del proceso

• Gestionar las reclamaciones de los clientes

Sin automatización, el control de calidad es principalmente reactivo e intuitivo. El TPM puede asignar a un editor la revisión de una traducción completada, recopilar los comentarios y, en función de ellos, seguir trabajando o dejar de trabajar con el mismo traductor en el futuro. Este enfoque dista mucho de ser óptimo:

• No sabes si una traducción es buena hasta que está terminada.

• Algunos traductores son «buenos» en algunos aspectos y «malos» en otros, lo cual también hay que tener en cuenta.

Como resultado, muchos TPM tienen que basarse únicamente en su intuición a la hora de tomar decisiones relacionadas con la calidad.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización es garantizar la calidad:

1. Basado en datos
Todos los datos históricos sobre calidad se almacenan de forma fiable y estructurada. Al tener todos los datos relacionados con la calidad almacenados en un solo lugar, otros gestores de proyectos pueden reutilizarlos. Del mismo modo, como TPM, usted puede reutilizar los datos comunicados por otros TPM.

2. Proactivo
La plataforma sugiere automáticamente traductores en función de su experiencia y conocimientos sobre la materia. Como ya se ha mencionado en el paso 3, asignar al traductor más adecuado para un trabajo determinado da como resultado una mayor productividad y una mejor calidad.

3. Colaboración
Los editores pueden revisar el trabajo de los traductores no después, sino durante el proceso. Si el TPM puede asignar un editor cuando la traducción solo está completada en un 10 %, puede identificar rápidamente cualquier problema importante relacionado con el estilo, la terminología o la falta de habilidades por parte del traductor y solucionarlo antes de que resulte demasiado costoso.

Como resultado, el control de calidad se vuelve omnipresente en el proceso de traducción, afectando cada paso y cada resultado.

El objetivo de este paso es entregar los documentos traducidos al cliente.

Los subpasos típicos son:

• Preparar los archivos completados

• Entregar el resultado

Sin automatización, puede haber mucho trabajo manual:

• «Unir» las partes traducidas por diferentes traductores.

• Asegurarse de que el formato no se pierda.

• En el caso de archivos grandes, subirlos a redes de intercambio de archivos.

Esto lleva demasiado tiempo para ser un paso que solo implica tareas técnicas.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización es eliminar casi toda la intervención manual en este paso:

1. No hay que «pegar» ni formatear manualmente
Esto se hace automáticamente, y cada elemento del texto se sustituye por la traducción correcta. Como la máquina hace la mayor parte del trabajo, el TPM solo tiene que hacer una rápida comprobación después de descargar el archivo para asegurarse de que todo está en su sitio.

2. Experiencia de usuario único
Todos los archivos permanecen en el mismo lugar, descargables por el TPM o, en el caso de una solución de portal, por el cliente. Esto ahorra tiempo en el envío de correos electrónicos o en la notificación al cliente de la finalización y reduce los errores humanos, como el envío de archivos incorrectos y similares.

3. Integración externa
Como alternativa, los archivos se importan automáticamente al CMS o repositorio del cliente, lo que hace innecesaria cualquier acción manual. Esto completa el proceso de localización y libera al TPM de la necesidad de manejar sistemas de terceros con los que no tiene experiencia.

Como resultado, el TPM prácticamente no tarda nada en entregar la traducción.

Aunque este paso, cuyo objetivo es que el cliente pague todo el trabajo a los autónomos, no forma parte técnicamente de la gestión de proyectos, suele ser el TPM quien lo lleva a cabo.

Los subpasos aquí son:

• Calcular los pagos basados en el volumen

• Opcional: calcular los pagos por hora

• Recibir el pago del cliente

• Pagar a los autónomos

Sin automatización, esto puede convertirse rápidamente en una pesadilla:

• Tienes que averiguar cuál es el método de pago preferido de cada freelancer.

• Tienes que calcular manualmente todas las cuentas por pagar, teniendo en cuenta los descuentos de TM y similares.

• Tienes que enviar manualmente cada pago a cada freelancer.

• Tienes que rellenar el papeleo y cumplir con la legislación fiscal de cada país al que pagas.

Como resultado, el TPM dedica más tiempo a esto que a su trabajo real, por no mencionar los costes indirectos que ello conlleva.

Por lo tanto, el objetivo de la automatización es garantizar:

1. Cálculo automático de pagos
Todos los pagos se calculan automáticamente en función del trabajo realizado, las tarifas, las coincidencias de TM, etc. Gracias a la integración entre el trabajo y los pagos, ya no es necesario realizar cálculos externos, ya que el sistema dispone de todos los datos necesarios para hacer los cálculos.

2. No hay pagos individuales
El pago se realiza una sola vez y de forma global, y todos los importes adicionales se distribuyen automáticamente entre los autónomos. Esto supone un gran ahorro de tiempo, ya que el TPM no tiene que gestionar individualmente cada pago de la empresa a los autónomos, lo que se traduce en horas de trabajo ahorradas cada semana.

3. Cumplimiento fiscal y legal
Todas las cuestiones fiscales y burocráticas son gestionadas por la plataforma que proporciona la tecnología de pago, no por el TPM. Lidiar con las complejidades de gestionar los pagos en cada ubicación geográfica es una tarea tediosa, por lo que contar con un tercero que se encargue de ello no solo le ahorra estrés, sino también posibles multas.

Como resultado, el TPM se libra de una de las partes más tediosas de su trabajo, mientras que los autónomos reciben los pagos en su moneda y utilizando sus métodos preferidos.

Muchos gestores de proyectos de traducción y proveedores de servicios lingüísticos temen que la automatización les quite el trabajo: ¿por qué una empresa necesita una agencia de traducción si puede gestionar todo el proceso con unos pocos clics?

No. Las empresas siempre necesitarán ayuda cuando se internacionalicen. Y cuanto más crucial sea la globalización, más la necesitarán. Es cierto que siempre habrá empresas con sus propios equipos de localización, pero eso no es nada nuevo.

En cualquier caso, esto no es algo que vaya a cambiar de la noche a la mañana, ni siquiera en un par de años. Sin embargo, lo que sí podemos afirmar con certeza es que los proveedores de servicios lingüísticos que no adopten la automatización se quedarán atrás, anclados en soluciones que ya no funcionan.

¿De qué lado estarás?