Caso práctico: Logrus IT. 400 000 palabras durante el fin de semana.

A principios de noviembre, Logrus IT, una empresa de traducción con sede en Filadelfia (EE. UU.) y oficinas en China, Corea del Sur, Rusia, Ucrania y Kazajistán, se embarcó en un proyecto para traducir 400 000 palabras de subtítulos para la emisión de programas de televisión en un plazo de dos días. Los programas incluían concursos, presentaciones de desarrolladores y otros eventos, todos ellos celebrados simultáneamente en varios lugares. Resultó ser un fin de semana muy ajetreado.

Más de 130 personas participaron en el proyecto:

• 2 gestores de proyectos sénior a tiempo completo,

• 20 gestores de proyectos internos,

• 30 traductores, editores y correctores internos,

• 30 traductores autónomos habituales,

• más de 50 traductores autónomos seleccionados específicamente para el proyecto,

• y 3 ingenieros.

Los participantes se dividieron en nueve equipos, cada uno compuesto por uno o dos gestores de proyectos, entre diez y doce traductores, uno o dos editores y un corrector. Se establecieron tres turnos de trabajo: dos noches y un día entre ellos.

Como experimento para garantizar aún más la fiabilidad y la seguridad del trabajo de traducción, se decidió utilizar dos herramientas CAT en paralelo: SDL Trados Studio (en modo sin conexión) y Smartcat. Según Andrey Kirpikov, director técnico de Logrus IT, la capacidad de Smartcat para evitar la compra de licencias por usuario desempeñó un papel crucial en la decisión de seleccionarla como alternativa.

A los traductores internos y a los traductores autónomos habituales se les asignaron contenidos más especializados, mientras que a los recién llegados se les asignaron temas más generales. Los primeros debían trabajar en Trados y los segundos en Smartcat. Sin embargo, primero los recién llegados tuvieron que familiarizarse con la nueva herramienta. Antes de comenzar el proyecto, vieron un vídeo de formación y realizaron un pequeño proyecto de prueba en el editor de Smartcat. En un par de horas, todos los traductores aprendieron a utilizar Smartcat, incluidos aquellos que tenían poca experiencia con editores CAT e incluso aquellos que no estaban familiarizados en absoluto con el concepto de traducción asistida por ordenador.

Antes de cargarlos en Trados, los archivos se dividieron en fragmentos pequeños y luego se volvieron a fusionar y se comprobaron con dos programas de software independientes creados específicamente para el proyecto. En Smartcat, los archivos se cargaron íntegramente, sin dividirlos, y el mecanismo de control de etiquetas integrado garantizaba que los traductores no «rompieran» nada en el texto. Como los equipos de Smartcat no tuvieron que dedicar tiempo a manipular los archivos, los traductores dispusieron de más tiempo para traducir: tres horas en lugar de dos, como en los equipos de Trados. Los traductores, editores y revisores de los equipos de Trados solo pudieron empezar a trabajar en los archivos una vez que estuvieron listos y solo vieron la traducción de su propia parte del documento. Los editores y revisores tuvieron que saltar de un archivo a otro para comprender el contexto. La dificultad de la tarea se vio agravada por las omisiones en los textos y la mala calidad general de los subtítulos originales. Por otro lado, los usuarios de Smartcat trabajaron con los documentos de forma muy colaborativa. Los traductores veían las traducciones de los demás y los cambios realizados por los editores, mientras que los editores y correctores tenían acceso automático a los segmentos traducidos sin demora.

Además, la posibilidad de añadir fácilmente nuevos segmentos a los miembros del proyecto, de «trasladar» a un traductor de un documento a otro e incluso de cambiar la función de los participantes salvó la situación más de una vez durante el proyecto, especialmente por la mañana, tras una noche de insomnio. La posibilidad de intercambiar recursos sobre la marcha ahorró aún más tiempo y esfuerzo. En Trados, el estado de un proyecto solo se puede seguir a nivel de archivo y la actualización puede tardar hasta treinta minutos. En Smartcat, los estados a nivel de segmento se actualizan en tiempo real, lo que proporciona al gestor un seguimiento mucho más transparente. Por eso los equipos de Smartcat solo contaban con un gestor de proyectos en lugar de dos, como en los equipos de Trados. Los que trabajaban en Trados se comunicaban entre sí a través de Skype y Telegram. En Smartcat, las cuestiones relacionadas con las traducciones se trataban en la sección de comentarios directamente en el editor CAT y en el chat integrado, y solo se discutían las preguntas generales mediante mensajería instantánea.

Una vez finalizado el proyecto, los gestores decidieron hacer un balance comparando el rendimiento de las dos herramientas utilizadas.

• Una interfaz familiar.

• Independiente de una conexión a Internet.

• Funcionamiento estable.

• No requiere instalación, ya que se basa en el navegador.

• Interfaz intuitiva: los principiantes se familiarizan con ella en menos de una hora.

• No es necesario comprar licencias por usuario y es gratuito para los traductores.

• El editor CAT tiene un panel de sincronización especial para trabajar con subtítulos.

• Se pueden fusionar varios subtítulos en un solo segmento de frase completa.

• Funciones integradas para la traducción y la comunicación colaborativas.

• Sin retrasos entre las etapas del flujo de trabajo de traducción.

• Los segmentos traducidos se almacenan de forma segura en la nube.

• Capacidad para reasignar miembros de forma rápida, flexible y dinámica, y utilizar recursos compartidos.

• Estadísticas precisas e instantáneas para todo el proyecto y cada participante.

• Capacidad para supervisar visualmente el progreso general de cada etapa.

• No había forma de utilizar memorias de traducción compartidas ni de realizar búsquedas en todos los documentos.

• Los segmentos se almacenan en la memoria de traducción basándose en subtítulos en lugar de frases completas, lo que hace que la función sea prácticamente inútil.

• Había que dividir cada documento en varios archivos y luego volver a reunirlos.

Debido a que había demasiados criterios de validación predeterminados y demasiados términos en el glosario, el verificador de control de calidad y la búsqueda de concordancia funcionaban más lentamente de lo esperado.

• No había forma de ver el progreso de cada miembro individual del equipo interno. Actualmente, solo se puede realizar un seguimiento del progreso en los proyectos en los que participan autónomos contratados en el Marketplace. En las próximas versiones, esta función también estará disponible para los proyectos con traductores «internos».

• No había chat a nivel de proyecto, solo chat a nivel de documento. La función de chat se está desarrollando activamente en la actualidad, y los usuarios pronto podrán comunicarse entre sí también a nivel de proyecto.

• No se envían notificaciones al creador del proyecto cuando se añaden nuevos términos al glosario. Esta función se añadirá pronto.

Al final del proyecto, los equipos de Smartcat respondieron a algunas preguntas y evaluaron su experiencia. Los resultados fueron los siguientes:

• Fácil de dominar: 4,94 sobre 5

• Fácil de usar: 4,61 sobre 5

• Velocidad operativa: 4,17 sobre 5

A los traductores les gustó la interfaz fácil de usar basada en navegador de Smartcat, la posibilidad de colaborar con otros participantes directamente en el editor CAT, la ayuda que supone trabajar con un glosario y la gran cantidad de funciones de productividad integradas. Sin embargo, algunos han observado que un número elevado de participantes trabajando en el editor puede ralentizar el rendimiento.

En dos turnos de 12 horas con un descanso de 12 horas, nueve equipos tradujeron 400 000 palabras, lo que equivale a un total de 2000 horas de trabajo. El proyecto se completó a tiempo y ambas herramientas funcionaron sin problemas importantes.

Todos los gestores de proyectos que llevaron a cabo los proyectos en Smartcat coincidieron en que esta herramienta ofrece todo lo necesario para gestionar de forma flexible los equipos y los recursos, y resolver rápidamente situaciones inesperadas.

«En el sector de la traducción, Smartcat se ha hecho un hueco en solo un par de años, resolviendo muchos de los problemas característicos de las soluciones tradicionales y ofreciendo una nueva visión del flujo de trabajo de la traducción. A juzgar por la rápida evolución de Smartcat, la eliminación de los errores menores es solo cuestión de tiempo. Y lo que es más importante, Smartcat introduce regularmente nuevas funciones y mejoras muy necesarias, que pueden reducir la pérdida de tiempo y aumentar la productividad. Además, la ausencia de costes incrementales y el almacenamiento centralizado de los recursos permiten escalar los proyectos sin restricciones. Por otra parte, estos proyectos pueden involucrar a tantos participantes como sea necesario y las partes completadas pueden reutilizarse para un proceso de traducción más eficaz. Este difícil proyecto ha puesto a prueba a Smartcat, y ha tenido éxito. Por lo tanto, hay muchos retos por delante que nos ayudará a resolver».

Fyodor Bezrukov, director de la oficina de Logrus IT en Kiev