Los principales errores de localización y cómo evitarlos

Los gestores de localización están cansados de hacer clic, del mismo trabajo manual tedioso día tras día, sin tiempo suficiente para la optimización y el control de calidad, ya que a menudo tienen que correr para ponerse al día. A continuación se presentan algunos de los errores más graves que cometen los gestores de localización y algunas ideas sobre cómo solucionarlos.

Los gestores de localización tienen un trabajo interdisciplinario extremadamente complejo, pero apasionante, que requiere conocimientos en diversos campos: informática, lingüística, finanzas e incluso recursos humanos. Se encargan de proyectos, presupuestos, flujos de trabajo y comunicación con los clientes, y colaboran con un sinfín de profesionales internacionales. Con un claro conocimiento de la empresa o del público del cliente, su objetivo es ofrecer traducciones que se adapten a las regiones de destino.

Por lo tanto, los gestores de localización deben tener la capacidad de organización de un bibliotecario y la destreza de planificación de un general del ejército. Incluso con estas cualidades, en ocasiones se encuentran con problemas si no cuentan con una planificación, prácticas de comunicación, herramientas y sistemas de información adecuados.

Los gestores de localización suelen estar sometidos a la presión de asumir más trabajo y cumplir —o adelantar— los plazos de múltiples proyectos. Por eso, ser asertivo con respecto a la viabilidad de una tarea es esencial para el éxito. Los gestores de localización que responden «Quizás» o «Veré qué puedo hacer» a las solicitudes podrían estar abocándose a meses de estrés. Cuando digas «Sí», no debe ser una reacción instintiva. En primer lugar, ten en cuenta el alcance del proyecto. Como gestor de localización, debes ser consciente de cuánto tiempo suelen llevar las tareas. Si no lo sabes, te costará responder a la pregunta. Llevar un registro continuo de las horas dedicadas a cada tipo de tarea o preguntar a los especialistas, es decir, traductores, correctores y locutores, le dará una idea más clara.

Después de calcular la duración del proyecto, intenta evitar ofrecer una fecha concreta. En su lugar, proporciona un margen que incluya un margen de seguridad tanto para la fecha de entrega como para el presupuesto. Por ejemplo, añadiendo dos semanas o 500 dólares adicionales, te ahorrarás la preocupación de que se alargue demasiado o se supere el presupuesto. La parte interesada principal estará satisfecha con la rapidez o el dinero «ahorrado».

Lo último que quieres como gestor de localización es convertirte en un burócrata digital con la tediosa tarea de hacer clic, archivar, cargar, descargar y otras tareas mecánicas y que requieren mucho tiempo. Por eso debes aprovechar al máximo la tecnología. Algunos sistemas te proporcionan flujos de trabajo y todas las herramientas que necesitas para:

• Asignar tareas,

• Proporcionar instrucciones,

• Calcular presupuestos y

• Encontrar traductores y otros tipos de personal contratado.

Ha habido un aumento en las herramientas de gestión de localización basadas en la nube que cumplen estos requisitos. Los TMS basados en la web son una gran solución debido a su configuración colaborativa, mejores precios y actualizaciones más frecuentes que las herramientas de software instalables tradicionales. Por ejemplo, la plataforma todo en uno basada en la nube de Smartcat reduce el trabajo manual de los gestores de localización hasta 10 veces en comparación con la combinación tradicional de TMS, CAT y hojas de cálculo de los proveedores de servicios lingüísticos. Su configuración centralizada y completa le evita tener que saltar incansablemente entre canales, pestañas y otras herramientas, mientras que la función de distribución de proyectos asistida por tecnología asigna los trabajos a los autónomos y proveedores un 30 % más rápido que los correos electrónicos. Tras pasar de un TMS manual a uno basado en la nube, el EthnoLink LSP informó de un ahorro medio del 24 % en los costes y de una reducción de los días necesarios para completar los proyectos.

Sea cual sea la herramienta de traducción que utilices, asegúrate de que te facilite la vida. Haz una lista de tus mayores problemas y prueba el software en una prueba en vivo; evita limitarte a leer sobre las características. Marque los elementos de la lista a medida que avanza y compruebe cuál es la situación tras la evaluación. ¡Quizás descubra algunas funciones que no sabía que necesitaba!

Dejemos que nuestras preocupaciones anticipadas se conviertan en pensamientos y planes anticipados.
~ Winston Churchill

Quizás no te des cuenta de que lo estás haciendo, pero muchos de nosotros planificamos cosas en nuestra cabeza y pensamos que seremos capaces de recordarlas. Sin embargo, esto se vuelve cada vez más difícil cuando tienes 100 tareas con diferentes niveles de prioridad que delegar.

Un plan y un flujo de trabajo son fundamentales para lograr un proyecto exitoso y puntual. Te permiten mostrar a tu equipo lo que se espera de ellos, proporcionan una visión general a tu gerente e incluso sirven como presentación para vender tus servicios a clientes potenciales. Smartcat ofrece las herramientas organizativas necesarias con flujos de trabajo en tiempo real y prácticos que puedes organizar para satisfacer tus necesidades específicas.

Planifica el proyecto para no olvidar nada importante.

Puede que seas muy inteligente, pero es imposible que conozcas todos los entresijos del trabajo de todos. El trabajo en equipo y la participación de los miembros en la planificación aumentarán la tasa de éxito. Algunos directivos intentan elaborar todo el plan por su cuenta, pero serían aún más eficaces si escucharan las opiniones y experiencias de otros profesionales. Al fin y al cabo, ellos serán los que hagan el trabajo. Tener en cuenta sus aportaciones les ayuda a comprometerse con el proyecto y a sentirlo como propio.

Tampoco necesitas un equipo interno de traductores con el que consultar: ponte en contacto con autónomos a través de comunidades online para obtener la información que buscas. Por ejemplo, Smartcat alberga una floreciente comunidad con muchos profesionales comprometidos y deseosos de intercambiar ideas.

«El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que se ha producido».

~ George Bernard Shaw

¿Alguna vez has oído la frase «si das cosas por sentado, acabarás haciendo el ridículo»? Esta expresión es muy aplicable a los gestores de localización. Cuantas más instrucciones des, mejor. Cuanto más claros sean tus deseos e intenciones, más precisos serán los resultados.

Con demasiada frecuencia, los gestores de localización proporcionan pocas o ninguna instrucción a sus traductores y se sorprenden cuando reciben algo diferente de lo que esperaban. En ocasiones, se debe a la inexperiencia, pero incluso los profesionales avanzados se saltan este paso cuando les falta tiempo. Los traductores solo pueden deducir cierta información del contexto. Dar cosas por sentado aumenta la cantidad de trabajo que hay que rehacer.

En el peor de los casos, el proyecto fracasa. Un estudio reveló que El 29 % de los proyectos fracasan debido a una comunicación deficiente.

A continuación, se incluyen algunos recursos que puede proporcionar a los especialistas lingüísticos para que dispongan de la información necesaria:

• Directrices: preferencias lingüísticas y guías de estilo.

• Contexto: capturas de pantalla, ejemplos o integración CMS.

• Glosarios: términos técnicos, términos de marca y variaciones ortográficas.

• Descripción del público objetivo (perfil del cliente): ¿para quién escribe el traductor y cómo podría adaptar el texto para que sea más eficaz?

• Documentación sobre la marca de la empresa: cultura empresarial, valores, etc.

Smartcat ofrece la opción de añadir guías de estilo, materiales de referencia y comentarios para instrucciones específicas de cada tarea. La función de chat integrada y los comentarios por segmentos son ideales para responder preguntas.

Revisar tus proyectos te ayudará a ti y a tu equipo a crecer y mejorar en futuras tareas. Por desgracia, muchos gestores de localización se saltan este paso en el ciclo de vida de un proyecto, a menudo por falta de tiempo. Si sacan alguna conclusión, tampoco siempre la comparten. La «guerra contra el errorismo» debería ser la principal batalla de un gestor de localización.

Una retrospectiva de todo el equipo, o al menos con todos los jefes de equipo, es una forma estupenda de corregir los errores del pasado. El gestor de localización debe facilitar los comentarios de todos sobre qué hacer más o menos y qué dejar de hacer o empezar a hacer.

Para evaluar los distintos parámetros medibles del proyecto, como la productividad, la velocidad, el coste y la calidad, Smartcat cuenta con varias herramientas. Sus informes de rendimiento del equipo permiten ver la productividad y supervisar el progreso a lo largo del tiempo, mientras que las funciones de control de calidad integradas muestran el número de errores en terminología, puntuación, fechas, etc.

Gracias al uso de herramientas que reducen el número de tareas repetitivas, supervisan el progreso de los proyectos y evalúan los resultados, los gestores de localización pueden volver a disfrutar de la parte divertida de su trabajo, como la localización y la optimización de la calidad, e incluso tomarse un descanso de vez en cuando.

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