El uso de agentes de IA en el aprendizaje y el desarrollo: respuestas a sus preguntas

El panorama del aprendizaje y el desarrollo (L&D) ha experimentado un cambio radical con la llegada de la inteligencia artificial (IA). Si bien la IA ha abierto las puertas a una creación, localización y publicación más rápidas de cursos, los profesionales siguen buscando formas prácticas de utilizar estas herramientas de manera eficaz. Con la introducción de los agentes de IA, los profesionales de L&D también están estudiando cómo incorporar a estos compañeros de equipo digitales a sus procesos actuales como una forma de hacer más trabajo sin perder calidad.

En este artículo, respondemos a algunas de las preguntas más apremiantes que plantean hoy en día los profesionales de L&D, basándonos en las ideas extraídas del reciente seminario web From Prompt to Published: Cómo los agentes de IA pueden automatizar su vida en L&D, presentado por Debbie Richards, directora de formación de Cognota y presidenta emérita de ATD Houston, y Genevieve Carbone, directora de marketing de productos para L&D en Smartcat.

• La IA generativa acelera la creación de contenidos, pero no resuelve los retos más amplios del flujo de trabajo de L&D, como el formato, la localización y la publicación.

• Los agentes de IA automatizan todo el flujo de trabajo de aprendizaje de principio a fin, acelerando tanto la creación de contenidos como su distribución en varios idiomas.

• Los equipos de formación y desarrollo deben empezar poco a poco con un flujo de trabajo repetible para demostrar su valor y, a continuación, ampliar los esfuerzos de automatización en toda la organización.

• Al actuar como compañeros de equipo digitales, los agentes de IA reducen el trabajo manual, mejoran la colaboración y vinculan los resultados del aprendizaje directamente con el impacto empresarial.

Las herramientas de IA generativa, como las plataformas de generación de texto, son sin duda capaces de crear esquemas de cursos, guiones y contenidos más rápido que nunca. Sin embargo, estas herramientas a menudo se quedan cortas a la hora de proporcionar soluciones holísticas para los flujos de trabajo de formación y desarrollo. Como explica Debbie Richards, experta en innovación en el aprendizaje:

En lugar de acelerar el proceso en general, las herramientas de IA generativa suelen trasladar la fricción a otras etapas del flujo de trabajo. Debbie añade:

Los profesionales de L&D necesitan soluciones que aborden no solo la creación de contenidos, sino también la localización, el formateo y la publicación para lograr flujos de trabajo verdaderamente escalables.

Los agentes de IA están diseñados para proporcionar una automatización integral en L&D, funcionando como ejecutores de proyectos que gestionan múltiples tareas a la perfección. Genevieve Carbone, estratega con experiencia en optimización de mensajes, destaca la naturaleza transformadora de estos agentes:

«Los agentes de IA no están aquí para ahorrarte tiempo en una sola tarea, sino para acelerar el resultado final. Puedes asignarles un objetivo, como crear un módulo y entregarlo en cinco idiomas, y ellos se encargarán de todo lo demás. Ya no eres tú quien impulsa el flujo de trabajo, sino los agentes».

Imaginemos una situación en la que un experto en la materia envía un único borrador y, al final del día, se publica un curso pulido en varios idiomas: los agentes de IA hacen posible este futuro. Debbie lo explica con más detalle:

Al consolidar tareas como el formateo de archivos y la traducción, los agentes de IA transforman los flujos de trabajo desordenados y con múltiples herramientas en procesos optimizados e intuitivos que priorizan la velocidad y la coherencia.

Los flujos de trabajo tradicionales suelen implicar una serie fragmentada de herramientas y pasos manuales, lo que hace que los equipos se vean abrumados por la ineficiencia. Debbie utiliza un ejemplo para ilustrar este punto:

Por el contrario, los agentes de IA agilizan estos procesos al centralizar las tareas en una única plataforma: «Pasas de utilizar una docena de herramientas diferentes a gestionar un único resultado».

Este cambio no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la probabilidad de errores y malentendidos, lo que permite a los equipos centrarse en los aspectos estratégicos del diseño del aprendizaje.

Las organizaciones empresariales suelen tener requisitos únicos, como medidas de seguridad estrictas, necesidades de contenido multilingüe y altas exigencias de escalabilidad. Los agentes de IA están diseñados específicamente para abordar estos retos. Según Genevieve:

«Los agentes se encuentran en un entorno seguro y todo cuenta con un registro de auditoría habilitado. Todos sus datos permanecerán dentro de su dominio».

Debbie subraya aún más el enfoque empresarial de los agentes de IA:

Estas características hacen que los agentes de IA sean ideales para equipos empresariales que necesitan soluciones fiables, escalables y seguras.

La clave para adoptar con éxito la IA reside en empezar poco a poco y ampliar los esfuerzos. Debbie sugiere poner a prueba un único flujo de trabajo que sea repetible y de gran valor, como convertir un PDF en un curso. Este enfoque minimiza el riesgo al tiempo que demuestra la viabilidad del concepto. Debbie explica:

«Empieza poco a poco. Elige un flujo de trabajo que puedas probar, algo repetible y de gran valor, como convertir un PDF en un curso. Úsalo para demostrar su valor. Una vez que veas los resultados, puedes ampliarlo a partir de ahí. No se trata de hacer todo a la vez, sino de generar confianza y mostrar el impacto desde el principio».

Genevieve también destaca cómo los agentes de IA pueden proporcionar beneficios inmediatos incluso en las etapas iniciales:

«Estás automatizando los resultados y el desenlace. Los agentes de IA pueden formar parte de tu equipo».

Un proyecto piloto permite a los equipos familiarizarse con estos agentes, al tiempo que muestra resultados cuantificables a las partes interesadas.

Los agentes de IA destacan por minimizar las tareas repetitivas que a menudo entorpecen el trabajo de los equipos de formación y desarrollo, lo que permite a los profesionales centrarse en responsabilidades de mayor valor. Genevieve Carbone compartió un caso práctico relacionado con una empresa farmacéutica global, en el que se redujo en un 70 % la carga de trabajo de los expertos en la materia:

Otro ejemplo fue el de una empresa manufacturera que optimizó la formación multilingüe para el lanzamiento de productos. Genevieve señaló:

«Consiguieron reducir los costes de traducción en un 70 % sin perder calidad».

La eliminación de estos obstáculos no solo ahorra tiempo y costes, sino que también garantiza una mejor alineación entre la impartición de la formación y los objetivos de la organización.

La localización es un componente fundamental para los programas globales de formación y desarrollo, y los agentes de IA simplifican el proceso al automatizar las traducciones y adaptar el contenido a las diferentes regiones. Debbie destaca la eficiencia de este enfoque:

«El agente traduce todo el contenido, prepara los archivos listos para publicar y estructura todo para el LMS. Ya sean tres idiomas o veinte, el proceso es el mismo: coherente, rápido y fiable».

Tanto si los equipos necesitan materiales de formación en 3 idiomas como en 20, los agentes de IA garantizan traducciones de alta calidad sin añadir complejidad.

Más allá de automatizar tareas, los agentes de IA fomentan una mejor colaboración entre los equipos al actuar como «compañeros de equipo digitales» intuitivos. Genevieve explicó este concepto:

«Los agentes de IA no son solo herramientas. Son como compañeros de equipo integrados que se encargan del trabajo pesado dentro de tu flujo de trabajo. Permiten a los equipos de formación y desarrollo pasar de hacer todo manualmente a organizar realmente el aprendizaje a gran escala. Eso es lo que cambia las reglas del juego: no la indicación, sino el proceso».

Debbie Richards también destaca la importancia de proporcionar a los agentes de IA objetivos claros:

«Los agentes trabajan mejor cuando se les dan objetivos, no indicaciones. Cuanto más claro tengas cuál es el éxito, mejor rendirán. Se trata de una colaboración: no estás sustituyendo a las personas, sino enseñando al agente cómo trabajar junto a ellas».

Este diseño de interacción centrado en las personas garantiza que los agentes puedan apoyar eficazmente a los equipos, al tiempo que fomenta la confianza en los procesos impulsados por la inteligencia artificial.

Los agentes de IA representan un cambio de paradigma para el sector del aprendizaje y el desarrollo, ya que ofrecen soluciones escalables y eficientes que optimizan todo el flujo de trabajo, desde la creación hasta la localización y la publicación. Al ahorrar tiempo, reducir la carga de trabajo y garantizar la coherencia, permiten a los equipos impartir una formación eficaz con mayor rapidez. Tanto si acaba de empezar a explorar las herramientas de IA como si ya está probando la automatización, considere la posibilidad de poner a prueba los agentes de IA para descubrir su potencial.

Los agentes de Smartcat están diseñados específicamente para satisfacer los exigentes requisitos del aprendizaje y el desarrollo empresarial. Con su infraestructura segura, sus capacidades multilingües y sus funciones intuitivas, Smartcat Agents está transformando la forma en que los equipos globales crean e imparten programas de formación. Ya sea automatizando la localización multilingüe, creando cursos de microaprendizaje o ampliando la formación a toda la empresa, Smartcat Agents se integra perfectamente en sus flujos de trabajo, lo que le ayuda a ahorrar tiempo, reducir costes y centrarse en ofrecer soluciones de aprendizaje impactantes.