3 400 000 palabras en 10 días: estudio de caso de posrevisión de Localex

Localex es una empresa de servicios lingüísticos fundada en 2015 por un grupo de profesionales de la localización que trabajan a distancia. Aunque la empresa nunca ha rehuido los proyectos difíciles, una solicitud para poseditar 6 500 000 palabras en menos de tres meses supondría un reto incluso para ellos. Para colmo, el cliente era una de las empresas tecnológicas líderes en el mundo, por lo que no solo estaba en juego el dinero, sino también la reputación.

El LSP decidió aceptar el proyecto. A pesar de los obstáculos que encontraron en el camino, lograron convertirlo en un éxito. ¿Qué dificultades encontraron y cómo las superaron? Vamos a descubrirlo.

Pero primero, echemos un vistazo a las cifras:

Ahora pasemos a los retos.

Localex trabaja tanto con profesionales lingüísticos internos como con autónomos de confianza. Sin embargo, para un proyecto de esta envergadura, necesitaron ampliar sus equipos a más de 20 lingüistas para algunos idiomas y a más de 100 lingüistas en total.

Localex necesitaba ampliar sus equipos a más de 20 lingüistas para algunos idiomas y a más de 100 en total.

Gracias al mercado de 250 000 usuarios de Smartcat, Localex pudo encontrar rápidamente nuevos posteditores e incorporarlos al proceso de traducción, todo ello utilizando la interfaz de usuario de Smartcat y sin enviar un solo correo electrónico ni navegar por ninguna bolsa de trabajo externa.

En un entorno convencional, gestionar a 130 lingüistas requeriría entre 10 y 15 gestores de proyectos. Eso es más de lo que Localex tiene en plantilla. Además, esto aumentaría inevitablemente el precio del proyecto. Y entonces se necesitaría un gestor para gestionar a todos los gestores de proyectos.

Nota: En un entorno convencional, se necesitarían entre 10 y 15 gestores de proyectos, además de un director que supervisara a todos ellos.

En el corazón de Smartcat se encuentra una potente plataforma de automatización de flujos de trabajo que permite realizar un seguimiento del progreso, comunicarse con los colaboradores y gestionar los activos del proyecto, todo en un solo lugar. Esto permitió a Localex gestionar todo el proyecto con solo cuatro gestores de proyectos internos.

«Smartcat nos permitió comunicarnos sin problemas, lo cual es esencial cuando se trabaja con un equipo tan grande de posteditores, correctores, especialistas en control de calidad y gestores de proyectos». — Çiğdem Tura, directora de operaciones de Localex

Cuando se gestiona un proyecto de tal envergadura, es tentador dar cierta «tolerancia» a unos estándares de calidad más bajos y utilizar únicamente herramientas de control de calidad automatizadas. Sin embargo, esta no era la forma en que Localex quería proceder.

«No queríamos «escondernos» detrás del gran volumen y los plazos ajustados y utilizarlos como excusas para ofrecer un trabajo de menor calidad».

Aunque Localex asignó personal dedicado a garantizar la calidad tanto desde el punto de vista técnico como lingüístico, la naturaleza colaborativa de Smartcat supuso una mejora adicional de la calidad que a menudo se pasa por alto.

«Cuando alguien deja un comentario, todos los lingüistas de todos los idiomas pueden verlo. De este modo, los lingüistas se advertían mutuamente sobre las ambigüedades, debatían posibles malentendidos y compartían enlaces útiles. En muchos casos, observamos cómo se desarrollaba un vínculo amistoso y productivo entre los lingüistas».

«^{Cuando alguien deja un comentario, todos los lingüistas de todos los idiomas pueden verlo. Hemos observado que se ha creado un vínculo productivo entre los lingüistas».}

Desde el principio, el cliente solicitó que se utilizara la posrevisión para este proyecto. La razón principal era, obviamente, el precio: la PEMT cuesta al menos la mitad, y a veces hasta tres veces menos que la traducción «convencional». Esto planteó una serie de retos peculiares.

Aunque el PEMT no es un concepto nuevo en el sector, muchas empresas y, sobre todo, traductores aún no han logrado comprender su esencia. Muchos intentan editar en exceso el resultado bruto de la traducción automática, con el objetivo de alcanzar la «perfección» (sea lo que sea que eso signifique). En el otro extremo del espectro, hay personas que prestan muy poca atención y pasan por alto resultados de traducción automática que suenan naturales, pero que son erróneos desde el punto de vista factual.

Localex compartió las directrices de TAUS con todos los posteditores. Gracias a la función de comentarios de Smartcat, pudieron hacerlo dentro del documento y en contexto, por lo que no fue necesario enviar interminables correos electrónicos.

Los diferentes motores de traducción automática tratan los distintos tipos de contenido de forma diferente, y nunca se sabe de antemano cuál será el más adecuado para cada proyecto. En un proyecto de tal envergadura, el coste de un error puede ser demasiado elevado.

Afortunadamente, Smartcat es compatible con varios motores de traducción automática que se pueden probar simplemente marcando las casillas correspondientes. Esto se puede hacer individualmente para cada idioma:

Aunque la traducción automática neuronal hace que la TA sea cada vez más adecuada para traducciones «suficientemente buenas», a veces ni siquiera puede lograrlo. Las razones habituales incluyen errores de formato en el texto de origen, errores ortográficos —ya sean accidentales o intencionados— y similares. En un subproyecto concreto, el resultado de la traducción automática era tan erróneo que el traductor tuvo que hacerlo todo desde cero.

Localex se dirigió al cliente para explicarle la situación y, afortunadamente, obtuvo su total comprensión y acuerdo. Tanto Localex como el traductor pudieron trabajar a una tarifa más alta que la acordada inicialmente. Las cantidades respectivas se añadieron a las facturas utilizando la función de automatización de pagos de Smartcat.

Un proyecto de varios millones de palabras suele incluir una gran variedad de formatos, cada uno de los cuales requiere un enfoque específico. Por ejemplo, Localex tuvo que trabajar con una docena de formatos diferentes, cada uno con sus propias características particulares.

Aunque la mayoría de las herramientas CAT admiten varios formatos de archivo, el alcance de la compatibilidad varía de una herramienta a otra. Localex pudo utilizar Smartcat para la mayoría de ellos, aunque algunos necesitaron un procesamiento previo inicial, del que hablaremos más adelante.

En lo que respecta a los proyectos de TI, los documentos pueden presentarse en formatos personalizados que las herramientas CAT no reconocen de forma predeterminada. Por ejemplo, uno de los formatos con los que Localex tuvo que trabajar fue el XLF, que, aunque basado en XML, presentaba más de un problema que lo hacía poco adecuado para la localización. Entre ellos se encontraban segmentos extremadamente largos, estructuras de etiquetas complicadas y marcadores de posición personalizados.

Localex realizó algunas tareas de normalización en el contenido original, eliminando saltos de línea innecesarios, ocultando etiquetas, resegmentando y añadiendo marcadores de posición para los fragmentos no traducibles. Esto facilitó el trabajo de los posteditores con el texto y, en última instancia, aumentó la productividad.

Cuando tienes que pagar a 130 lingüistas repartidos por todo el mundo, los pagos se convierten en un problema mucho mayor que cuando se trata solo de una docena de personas en un mismo país. Cada país tiene sus propias normativas para los pagos entrantes y algunos países no admiten los métodos a los que estás acostumbrado, por no mencionar que los costes de transacción pueden variar desde aceptables hasta desorbitados.

Localex utilizó la solución de automatización de pagos de Smartcat de dos maneras: en primer lugar, para pagar a los autónomos contratados a través de Smartcat. En este caso, el proceso es totalmente fluido y Smartcat calcula automáticamente todos los costes de cada trabajo. En segundo lugar, Localex añadió pagos personalizados para trabajos no relacionados con la traducción y los incluyó en las mismas facturas.

La empresa no tuvo que ocuparse de ningún trámite burocrático para los pagos a los autónomos, ahorró dinero en costes de transacción y nunca tuvo que preocuparse por cuestiones legales o fiscales, ya que Smartcat se encargó de todo.

Al final, Localex entregó el proyecto a tiempo y a satisfacción del cliente. Entre los resultados específicos se incluyen:

• Aumento de la productividad del 30-40 %

• 5000-8000 palabras traducidas al día de media por cada posteditor

• Ahorro del 40 % en los costes del proyecto

• Comentarios recopilados de más de 100 lingüistas

• Nuevos datos para el entrenamiento del motor de traducción automática

• Comentarios proporcionados a Smartcat para su mejora continua

Tamaño

• Encuentre nuevos posteditores en el mercado de Smartcat

• Utilice la automatización del flujo de trabajo de Smartcat para comunicarse y realizar un seguimiento del progreso

• Fomente el trabajo en equipo entre los lingüistas para garantizar la calidad

Poste edición

• Comparta las directrices de TAUS con los posteditores

• Pruebe diferentes motores de traducción automática para ver cuál se adapta mejor

• Acuerde con el cliente un «plan de derivación de la traducción automática»

Aspectos técnicos

• Asegúrese de que su herramienta CAT sea compatible con todos o la mayoría de los formatos de archivo esperados

• Preprocese y normalice los archivos para simplificar su traducción

• Utilice la plataforma de automatización de pagos de Smartcat pago para evitar el papeleo

Puede parecer contradictorio que una gran empresa tecnológica haya decidido poner un proyecto tan importante en manos de una agencia boutique y no de una multinacional MLV. Sin embargo, si se analiza este caso práctico más detenidamente, las razones resultan obvias.

En primer lugar, una agencia pequeña puede dedicar todos o casi todos sus recursos a ese cliente, convirtiéndose de facto en una «empresa como compañero de equipo» durante la duración del proyecto. «Teníamos una reunión diaria con nuestro cliente cada mañana, en la que compartíamos el estado del proyecto y abordábamos cualquier posible problema, y estábamos disponibles para atender sus solicitudes las 24 horas del día, los 7 días de la semana», afirma Bekir Diri, director de ventas internacionales de Localex.

En segundo lugar, esto permite un proceso mucho más transparente. Lo más probable es que un MLV, con un proyecto de este tipo, busque diez LSP más pequeños y les delegue partes del proyecto. Todo lo que ocurre en los niveles más profundos queda completamente oculto al cliente, por lo que es imposible realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

• El ejército de personal auxiliar que necesitan,

• Los costes publicitarios que, de una forma u otra, se incluyen en el precio del proyecto, y

• Los márgenes de cada proveedor de servicios lingüísticos (LSP) de la cadena alimentaria implicada.

Si se tienen en cuenta todos estos factores, se entiende por qué los clientes que realmente conocen cómo funciona el sector se muestran cada vez más reacios a trabajar con los «gigantes» y prefieren agencias más pequeñas y ágiles como proveedores.

Por desgracia, muchos clientes no saben cómo funciona el sector. ¿La solución? Comparta esta historia con ellos y ayúdeles a tomar la decisión correcta.