31 horas de trabajo ahorradas al mes: la transformación de la traducción de Babbel con Smartcat

Theresa Hein, responsable de estrategia de contenido y localización, y Chiara Zannoni, responsable de localización del equipo de marketing, se reunieron con la jefa de contenido de Smartcat, Loie Favre, para analizar cómo han progresado sus proyectos de traducción desde que comenzaron a utilizar Smartcat en octubre de 2022.

Dado que los departamentos de marketing y productos son sus dos principales clientes internos, el equipo de localización es responsable de localizar una variedad de tipos de contenido:

• Artículos de blog

• Todos los activos de marketing orgánicos y pagados

• CRM (una gran parte de su contenido)

• Encuestas para los equipos de investigación de mercado y UX

• Interfaz de usuario del producto

• Multimedia que incluye vídeo, YouTube, subtítulos y guiones.

Para comenzar, discutieron algunos de los problemas que habían enfrentado antes de comenzar con Smartcat.

Antes de cambiar a Smartcat, su proceso de traducción se distribuía en varias plataformas e implicaba mucho trabajo manual, como copiar y pegar entre aplicaciones. Almacenaron artículos como documentos de Google y necesitaban descargar manualmente los textos fuente de WordPress y luego volver a cargarlos. Para cada solicitud de traducción, necesitaban crear un ticket en ClickUp (una herramienta de gestión de proyectos que no está diseñada para la localización).

Encontrar proveedores competentes para manejar la gama cada vez mayor de idiomas traducidos requeridos por Babbel resultó una tarea que llevó mucho tiempo. 

El equipo dedicó mucho tiempo a explorar varias plataformas (LinkedIn y redes personales) en busca de proveedores adecuados, recopilar detalles relevantes, entablar negociaciones para establecer términos y tarifas, realizar pruebas y facilitar el proceso de incorporación, basándose principalmente en la comunicación por correo electrónico. 

Además, el equipo se enfrentó a desafíos particulares a la hora de encontrar proveedores que fueran competentes en combinaciones de idiomas poco comunes.

Babbel contaba con un grupo de alrededor de 50 proveedores independientes. Cada mes necesitaban procesar entre 20 y 30 facturas, que eran pagadas por el departamento de contabilidad. Realizaron un seguimiento de todo en hojas de cálculo, incluidas las tareas, el recuento de palabras, los tipos de servicios y los precios finales.

Cuando los lingüistas enviaban facturas, el equipo de localización tendría que cotejarlas manualmente con las hojas de cálculo. A veces, el equipo de contabilidad encontraba errores, lo que hacía que el equipo de localización tuviera que ponerse en contacto con los lingüistas por correo electrónico para solicitar correcciones.

Además de la búsqueda y el pago, el equipo de Theresa y Chiara llevó a cabo toda la parte de gestión del proyecto de localización a través de múltiples plataformas. Uno de ellos era el correo electrónico, en el que se perdía mucho tiempo discutiendo la disponibilidad de los proveedores, intercambiando archivos y recibiendo información sobre las tareas completadas, sin ninguna forma de ver el progreso que estaban haciendo los proveedores externos en tiempo real.

El equipo de localización de Babbel decidió que necesitaba un enfoque más simplificado y centralizado para la traducción y la localización que eliminara pasos manuales como copiar y pegar entre plataformas, la prolongada búsqueda de proveedores y los pagos.

Smartcat creó un conector de WordPress personalizado para Babbel, que ahora es una integración Plug&Play ampliamente utilizada y popular, disponible para todos los usuarios de Smartcat.

La revista es un blog centrado en la cultura y el idioma cuyo objetivo es inspirar, ayudar y educar a los estudiantes de idiomas de Babbel.

1. El contenido se extrae de WordPress automáticamente.

El conector Smartcat de WordPress extrae instantáneamente los textos fuente del sistema de gestión de contenido (CMS) de WordPress y los coloca en un proyecto de traducción en la plataforma Smartcat AI. Las traducciones también se pueden solicitar directamente desde WordPress.

2. Se produce una traducción de IA en Smartcat TMS, que está diseñado para brindar facilidad, colaboración y alta calidad. Luego, los revisores expertos realizan un control de calidad cuando es necesario. Todas las traducciones aprobadas se guardan en una memoria de traducción.

La traducción de IA es verificada por revisores aprobados del grupo de profesionales independientes de Babbel o del Smartcat Marketplace. Estos revisores trabajan en colaboración con los equipos de localización y edición de Babbel en el Editor Smartcat. Los revisores externos verifican la traducción de IA y el equipo interno aprueba su trabajo. 

3. El contenido traducido se devuelve al CMS WordPress y a las versiones localizadas del sitio.

Cuando se aprueba la tarea de traducción, las traducciones se incorporan automáticamente a las versiones localizadas del sitio web de WordPress. Esto crea un proceso de localización continuo que no requiere copiar ni pegar.

Los editores locales de Babbel se encargan de cualquier formato adicional requerido en WordPress y encuentran muy útil la nueva integración.

La integración de Google Sheets ayudó al equipo de Babbel a crear un flujo de trabajo de traducción continuo a la hora de localizar su texto de marketing. Esto significó que podían trabajar en su entorno digital habitual, es decir, agregando texto en las hojas que se requieren para páginas web, anuncios digitales, recursos visuales, videos y más.

La integración de Google Sheets extrae el texto fuente de las hojas de cálculo y lo traslada a Smartcat, donde la IA lo traduce y luego lo verifica, cuando es necesario, mediante revisores especializados en marketing. Finalmente, el sistema vuelve a colocar el contenido localizado atractivo y en el que se puede hacer clic en las columnas de idioma correspondientes.

Smartcat AI Actions utiliza mejoras contextuales para producir traducciones y aprender el tono, la voz y la terminología específica de su marca. Smartcat también garantiza sólidas medidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios y cifra y almacena datos en centros de datos seguros en diferentes ubicaciones, cumpliendo estrictas normas de cumplimiento. Los datos nunca se utilizan para entrenar la IA generativa.

La gerente de localización, Chiara, ahora también usa la solución de adquisiciones compatible con la empresa Smartcat para buscar proveedores. Ella utiliza la funcionalidad de abastecimiento de IA que combina los pares de idiomas, la especialización, la disponibilidad, las tarifas y las reseñas de los revisores con las necesidades de contenido y proyecto de la empresa.

Además, el equipo también tiene acceso a la base de datos Smartcat Marketplace de 500.000 lingüistas examinados.

"Con Smartcat Marketplace, pudimos cubrir más idiomas que antes y tener mucha flexibilidad, especialmente al buscar combinaciones de idiomas poco comunes para nuestra revista".

Con Smartcat, Babbel ahora puede contratar y pagar a todos los revisores bajo un solo acuerdo y una sola factura. Todas las tareas en curso y los trabajos completados se pueden ver en una página centralizada en la plataforma que se actualiza en tiempo real, sin dejar lugar a errores o malentendidos.

El equipo de localización sabía que era importante para su unidad de negocios calcular y medir los KPI de traducción y localización como un medio para mostrar el progreso logrado durante el año pasado.

• 7 horas ahorradas gracias al conector de WordPress

• 4 horas ahorradas en proceso de facturación

• 18 horas ahorradas al evitar tareas de traducción manual

• 2 horas ahorradas buscando lingüistas

• 95% entrega oportuna

Dado que la calidad, la adecuación cultural y la orientación al cliente son los pilares de la cultura empresarial de Babbel, el equipo de localización tomó estos valores en serio para mejorar activamente los procesos de traducción y localización de la empresa. Al utilizar la plataforma integral de inteligencia artificial lingüística empresarial Smartcat, pudieron mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y obtener más contenido multilingüe en menos tiempo.

El equipo de localización de Babbel también ha logrado superar sus parámetros de calidad gracias a sus procedimientos definidos de traducción y control de calidad: contenido 100 % de calidad entregado a las partes interesadas internas.

Babbel seguirá utilizando Smartcat AI para gestionar sus materiales de marketing y ventas multilingües. El equipo de producto ha confirmado que están en proceso de migrar a Smartcat como su herramienta principal para localizar la interfaz de usuario de la plataforma de aprendizaje Babbel.